Conditions générales d’abonnement.

1Ce que nous fournissons

Convivos est un logiciel accessible en ligne, vendu par modules. Selon le ou les modules souscrits, il comprend :

1. un module de réservation public, intégré à votre site, où vos convives ou vos voyageurs réservent en quelques instants, sans créer de compte ;
2. un carnet de réservation privé — vue du jour, planning des nuitées, ajout manuel, statuts, recherche client, fermetures et capacité exceptionnelle ;
3. l’envoi automatique des confirmations, des rappels et de la notification de chaque nouvelle réservation ;
4. l’export de vos réservations et de vos fiches clients, à tout moment, au format CSV. L’export du carnet couvre les quatre-vingt-dix derniers jours et la totalité de l’à-venir ; le fichier clients, lui, est exporté en entier.

Le module Table raisonne en couverts et en créneaux de service ; le module Séjour raisonne en unités et en nuitées, et gère la taxe de séjour communale. Le service est fourni en français, néerlandais, anglais et allemand sur toutes les surfaces publiques.

Ce que le service ne fait pas, et qu’il ne faut pas attendre de lui :

• aucun éditeur graphique de salle en glisser-déposer, ni attribution automatique des tables : le plan de salle existe, vous y placez vos convives à la main, et il ne décide jamais d’une disponibilité — celle-ci reste comptée en couverts ;
• aucune liste d’attente ni rappel automatique des annulations ;
• aucun encaissement, aucun acompte ni empreinte bancaire du convive ou du voyageur : le règlement se fait chez vous ;
• pour la table, aucune synchronisation avec les plateformes (TheFork et consorts) : Convivos y gère votre réservation directe, et ne connaît pas les réservations prises ailleurs. Pour la nuitée, vos calendriers se synchronisent en iCal, dans les deux sens, avec les plateformes qui le publient (Booking, Airbnb, Vrbo) — sans interface de réservation ni tarifs poussés ;
• aucune intégration de caisse ni de logiciel de gestion tiers.

1.1L’engagement de fond

Nous nous engageons sur un point, et nous nous y engageons fermement : le service ne confirme jamais une réservation qui dépasserait la capacité que vous avez fixée. Le calcul de disponibilité est sérialisé au niveau de la base de données ; il ne repose pas sur une simple vérification applicative.

2Conclusion du contrat

Le contrat est conclu lorsque vous validez le formulaire d’inscription en cochant la case d’acceptation des présentes conditions. Cette acceptation est horodatée et conservée, avec le numéro de version des conditions acceptées.

Vous déclarez agir dans le cadre de votre activité professionnelle et disposer du pouvoir d’engager l’entreprise que vous désignez.

3Période d’essai

L’abonnement débute par une période d’essai gratuite de quatorze jours d’usage. Vous disposez d’abord de sept jours pour installer votre établissement — horaires, capacité, lien posé sur votre site — sans consommer votre essai : les quatorze jours partent de votre première réservation enregistrée. Si rien n’a été enregistré dans cette fenêtre, l’essai prend fin au plus tard vingt et un jours après l’ouverture du module concerné.

Aucun moyen de paiement n’est demandé pour ouvrir l’essai. Aucune reconduction automatique en abonnement payant n’a lieu à son terme : si vous ne souscrivez pas, l’accès au carnet est suspendu et vos données restent disponibles à l’export pendant la durée prévue au § 12.

4Vos obligations

Vous êtes responsable :

• de l’exactitude des réglages de votre établissement — horaires, capacité, taille maximum d’un groupe, durée d’occupation, unités et tarifs. Le service applique ce que vous avez fixé ; il ne devine pas vos jours de fermeture ;
• de la confidentialité des accès de votre équipe, et du retrait des accès d’une personne qui quitte l’établissement ;
• du respect de vos obligations envers vos convives et vos voyageurs : information sur le traitement de leurs données, respect des réservations acceptées, conditions d’annulation, obligations en matière d’allergènes, d’affichage des prix et de taxe de séjour ;
• de la licéité des contenus que vous nous confiez — nom commercial, logo, lien vers votre politique de confidentialité.

Vous vous interdisez de tenter de contourner les limites techniques du service, d’en extraire massivement les données par des moyens automatisés, ou de le revendre sous votre propre marque sans accord écrit.

5Prix

Les prix en vigueur sont ceux affichés sur la page tarifs au jour de la souscription. Ils s’entendent hors TVA, en euros.

5.1Modification des prix

Nous pouvons faire évoluer nos prix. Dans ce cas :

1. vous êtes prévenu par écrit au moins deux mois avant la date d’effet ;
2. la nouvelle grille ne s’applique qu’aux périodes postérieures à cette date ;
3. vous pouvez résilier sans frais ni préavis jusqu’à la date d’effet, et l’abonnement prend alors fin à cette date.

6Facturation et paiement

Les factures sont émises mensuellement à terme échu, sous forme de facture électronique structurée transmise via le réseau Peppol, conformément à l’obligation applicable depuis le 1er janvier 2026 aux opérations entre assujettis établis en Belgique. Vous nous communiquez à cette fin les données nécessaires à votre identification sur ce réseau.

Le paiement intervient dans les trente jours de la date de facture.

En cas de retard, et après une mise en demeure restée sans effet pendant quinze jours, sont dus de plein droit les intérêts au taux prévu par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €. La suspension du service ne peut intervenir qu’après cette mise en demeure, et jamais un vendredi, un samedi, ni la veille d’un jour férié — nous n’éteignons pas un carnet à l’entrée d’un service.

7Durée et résiliation

Le contrat est conclu pour une durée indéterminée. Il n’y a ni engagement minimum, ni reconduction tacite d’une période fixe.

• Vous pouvez résilier à tout moment, sans motif et sans indemnité, depuis votre espace ou par simple courriel. La résiliation prend effet à la fin du mois civil en cours. Les sommes déjà exigibles pour les périodes écoulées restent dues ; aucune indemnité de sortie n’est due.
• Nous pouvons résilier moyennant un préavis écrit de trois mois, sauf manquement grave de votre part.
• Résiliation pour manquement : en cas de manquement grave persistant plus de quinze jours après une mise en demeure écrite, chaque partie peut résilier de plein droit.

8Disponibilité, maintenance et sauvegardes

Nous visons une disponibilité de 99,5 % par mois, hors maintenances planifiées.

Les maintenances planifiées sont annoncées au moins 48 heures à l’avance et réalisées, sauf urgence de sécurité, entre 3 h et 6 h du matin.

Les bases de données sont sauvegardées toutes les quinze minutes, chiffrées, et répliquées hors du serveur principal, en Union européenne. La fenêtre maximale de perte de données visée est de quinze minutes.

Si la disponibilité mensuelle descend sous 99,5 %, vous pouvez demander, dans les trente jours, un avoir proportionnel à la durée d’indisponibilité, plafonné à un mois d’abonnement.

9Responsabilité

Nous sommes tenus d’une obligation de moyens renforcée quant au fonctionnement du service.

Notre responsabilité contractuelle et extracontractuelle, toutes causes confondues et par période de douze mois, est plafonnée au montant hors TVA effectivement facturé au cours des douze mois précédant le fait générateur.

Ce plafond ne s’applique pas en cas de dol, de faute lourde, d’atteinte à l’intégrité physique, ni dans les cas où la loi l’interdit.

Les limitations et exonérations prévues au présent article bénéficient également à nos préposés, gérants et sous-traitants, dans les mêmes limites — clause stipulée compte tenu du Livre 6 du Code civil, entré en vigueur le 1er janvier 2025.

Ne sont pas de notre responsabilité :

• les conséquences d’un réglage erroné de vos horaires, de votre capacité, de vos unités ou de vos tarifs ;
• les réservations prises sur une plateforme tierce et non reportées dans votre planning ;
• l’indisponibilité de votre propre site ou de votre accès à Internet ;
• les défaillances d’un fournisseur tiers de messagerie ou de télécommunication ;
• l’usage que vous faites des données de vos convives et de vos voyageurs ;
• les réservations que vous choisissez d’accepter ou de refuser.

10Protection des données — contrat de sous-traitance

Ce paragraphe vaut contrat de sous-traitance au sens de l’article 28 du RGPD. Il n’y a pas d’annexe : tout est ici, et vous l’acceptez en même temps que le reste des présentes conditions.

Pour les données de vos convives et de vos voyageurs, vous êtes responsable du traitement et nous sommes sous-traitant. Pour les données de votre propre compte — connexion, facturation, journaux techniques —, c’est nous qui sommes responsables du traitement ; le détail figure aux mentions légales.

Si vous nous soumettez votre propre accord de sous-traitance et que nous le signons, c’est lui qui s’applique et il prévaut sur le présent paragraphe.

10.1Ce que nous traitons pour vous

Vos obligations et vos droits. Vous déterminez les finalités et les moyens du traitement. Vous informez les personnes concernées au moment où vous collectez leurs données, vous disposez d’une base légale, et vous répondez à leurs demandes — nous vous y aidons (§ 10.6). Vous pouvez à tout moment nous donner des instructions écrites et contrôler leur exécution (§ 10.9).

10.2Nous n’agissons que sur vos instructions

Nous ne traitons ces données que sur vos instructions documentées, et jamais pour notre propre compte. Les présentes conditions et la configuration que vous choisissez dans le service valent instructions documentées.

Aucune donnée n’est transférée hors de l’Union européenne. Si cela devait changer, nous vous en informerions à l’avance et n’y procéderions qu’avec un cadre de transfert valable.

Si une obligation légale nous imposait un traitement que vous n’avez pas demandé, nous vous en informerions avant de le faire, sauf si cette même loi nous l’interdit pour un motif important d’intérêt public.

Si une de vos instructions nous paraît contraire au RGPD ou à une autre règle de protection des données, nous vous le signalons immédiatement.

10.3La durée de conservation, qui est votre instruction

Vous fixez, depuis vos Réglages, la durée de conservation des fiches inactives ; elle est appliquée automatiquement. Vous pouvez la porter entre un et cent vingt mois. Il vous appartient de la fixer conformément au principe de limitation de la conservation.

À défaut de choix de votre part, elle est de trente-six mois d’inactivité. Si vous videz ce champ, la purge automatique est désactivée et les fiches sont conservées jusqu’à anonymisation manuelle ou fin du contrat : c’est alors votre instruction, et vous en assumez la conformité.

10.4Confidentialité, et qui accède à vos données de notre côté

Seules les personnes de notre côté qui en ont besoin pour exploiter le service et vous porter assistance accèdent à vos données. Elles sont tenues à la confidentialité par écrit, et cet engagement survit à la fin de leurs fonctions.

Toute intervention d’assistance sur votre carnet est réservée à des opérateurs explicitement habilités, exige un motif écrit enregistré avant l’ouverture, est limitée à vingt minutes, est tracée dans un journal — y compris lorsqu’un geste est refusé —, et ne permet ni de connaître ni de changer votre mot de passe ou votre adresse de connexion.

10.5Sécurité

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles requises par l’article 32 du RGPD, au moins :

1. le trafic entre les personnes qui utilisent le service et nos serveurs est chiffré (TLS) ; les échanges internes entre nos composants et les bases de données ne quittent pas le réseau privé du serveur, qui n’est pas exposé à Internet ;
2. cloisonnement par établissement : chaque lecture et chaque écriture sont filtrées par établissement dans l’application, l’identifiant venant de la session et jamais de l’adresse demandée ; des contraintes d’intégrité en base empêchent en outre qu’un enregistrement soit rattaché au mauvais établissement ;
3. les mots de passe ne sont jamais conservés en clair : seule une empreinte scrypt est enregistrée, accompagnée d’un sel aléatoire tiré à chaque enregistrement, donc distinct pour chaque utilisateur ; la vérification s’effectue par comparaison à temps constant ;
4. les sessions expirent automatiquement — au plus tard trente jours après leur ouverture, et après huit heures sans activité ; chacun peut mettre fin à sa session à tout moment, et toutes les sessions d’un compte sont détruites lors d’une réinitialisation de mot de passe ou de l’effacement du compte ;
5. les sauvegardes sont chiffrées pour une clé dont la partie privée n’est pas conservée à demeure sur le serveur, et déposées toutes les quinze minutes chez un fournisseur distinct de l’hébergeur, en Union européenne ;
6. serveur durci : pare-feu, accès par clé, conteneurs non privilégiés, journaux rotés et plafonnés, qui ne contiennent ni corps de requête, ni en-tête, ni lien d’annulation.

Une procédure de restauration documentée est en place, et nous l’éprouvons au moins une fois par trimestre, sur chacune des bases, à partir d’une archive hors-site déchiffrée. Le § 8 décrit la disponibilité du service ; il ne remplace pas le présent point, qui porte sur la protection des données. Nous pouvons faire évoluer ces mesures, à condition que le niveau de protection reste au moins équivalent.

10.6Assistance aux droits des personnes

Nous vous aidons, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, à donner suite aux demandes d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité.

Concrètement : vous exportez vos données à tout moment depuis votre carnet, et vous anonymisez une personne directement depuis votre carnet. L’anonymisation efface les données identifiantes — nom, prénom, téléphone, adresse électronique, notes libres — sans supprimer l’enregistrement, y compris dans la file d’envoi des messages ; la réservation ou le séjour subsiste sous forme anonyme, ce qui préserve la cohérence de votre carnet et de vos statistiques. Elle satisfait donc immédiatement une demande d’effacement.

Pour ce que le service ne fait pas seul, nous vous répondons dans un délai de cinq jours ouvrables. Une demande qui nous parviendrait par erreur vous est transmise sans que nous y répondions nous-mêmes : l’interlocuteur de la personne concernée, c’est vous.

10.7Violations de données, analyses d’impact

Nous vous aidons à respecter les articles 32 à 36 du RGPD :

1. nous vous notifions toute violation de données concernant vos traitements sans délai indu après en avoir pris connaissance, et au plus tard dans les quarante-huit heures, avec les informations dont nous disposons : nature de la violation, catégories et nombre approximatif de personnes et d’enregistrements concernés, conséquences probables, mesures prises. C’est vous qui notifiez à l’Autorité de protection des données et, s’il y a lieu, aux personnes concernées ;
2. nous vous fournissons, sur demande, les éléments nécessaires à une analyse d’impact (article 35) et à une consultation préalable de l’autorité (article 36), dans la limite des informations dont nous disposons ;
3. nous tenons le registre des catégories de traitements effectués pour votre compte (article 30.2) et vous le communiquons sur demande.

10.8Sous-traitants ultérieurs

Vous nous autorisez de manière générale à recourir à des sous-traitants ultérieurs. La liste à jour, avec leur rôle et leur localisation, figure aux mentions légales ; ils sont tous établis dans l’Union européenne et n’y traitent vos données que dans l’Union.

Nous vous informons de tout ajout ou remplacement au moins trente jours à l’avance. Vous pouvez vous y opposer pour un motif légitime et raisonnable dans ce délai. À défaut d’accord, vous pouvez résilier sans indemnité avec effet à la date du changement, et le § 12 s’applique.

Nous imposons à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat, des obligations équivalentes à celles du présent paragraphe, et nous restons pleinement responsables envers vous de leur exécution.

10.9Preuve du respect de ce paragraphe, et audits

Nous mettons à votre disposition, sur demande écrite, les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations du présent paragraphe.

Vous pouvez faire réaliser un audit, par vous-même ou par un auditeur que vous mandatez et qui ne soit pas un de nos concurrents : une fois par an au plus, sur préavis écrit de trente jours, sur pièces d’abord — questionnaire, registre, journal des restaurations éprouvées —, et par inspection sur place seulement si les pièces ne suffisent pas. L’audit a lieu pendant les heures ouvrables, sans perturber le service, et sous condition de confidentialité. Les frais sont à votre charge, sauf s’il révèle un manquement de notre part. Un audit supplémentaire est possible à la suite d’une violation de données ou à la demande d’une autorité de contrôle.

10.10Fin du contrat

Le sort de vos données à la fin du contrat est réglé au § 12. Le présent paragraphe reste applicable tant que nous détenons des données pour votre compte.

11Portabilité et changement de fournisseur

Conformément au règlement (UE) 2023/2854 (« Data Act »), applicable aux services de traitement de données depuis le 12 septembre 2025 :

• vous pouvez changer de fournisseur ou récupérer vos données à tout moment, sans obstacle contractuel ni technique ;
• vos réservations et vos fiches clients sont exportables à tout moment pendant la durée du contrat, au format CSV, depuis le carnet, sans intervention de notre part ni demande préalable. Une fois le contrat ou l’essai terminé, le carnet est fermé et la restitution se fait sur demande écrite, dans les conditions du § 12 ;
• nous vous assistons pendant une période de transition maximale de trente jours, prolongeable à votre demande dans les limites du règlement ;
• aucun frais de sortie, de migration ni de restitution n’est facturé.

12Sort des données en fin de contrat

Exportez vos données avant de résilier : les exports sont disponibles depuis votre carnet, en libre-service, tant que votre abonnement est actif.

À la fin du contrat, vous nous indiquez ce que vous voulez : que nous vous remettions une copie complète de vos données, ou que nous les supprimions. À défaut d’indication de votre part dans les trente jours, nous les supprimons. Pendant ce délai, une copie vous est remise sur simple demande écrite, sans frais.

La suppression est définitive : elle porte sur nos systèmes actifs, puis sur les sauvegardes chiffrées au terme de leur cycle de rotation, qui n’excède pas trente jours.

Nous ne conservons au-delà que nos propres documents comptables et contractuels — factures d’abonnement, preuve de l’acceptation des présentes conditions. Ils vous concernent en tant que client et ne contiennent aucune donnée de vos convives ni de vos voyageurs. Leur durée de conservation est celle qu’impose la loi comptable et fiscale belge.

13Modification des présentes conditions

Toute modification substantielle vous est notifiée par écrit au moins deux mois avant son entrée en vigueur. Vous pouvez résilier sans frais jusqu’à cette date. À défaut de résiliation, les nouvelles conditions s’appliquent aux périodes postérieures.

Les versions successives sont conservées et communiquées sur demande.

14Divers

Force majeure

Aucune partie n’est responsable d’un manquement causé par un événement échappant à son contrôle raisonnable. Si l’empêchement dure plus de trente jours, chaque partie peut résilier sans indemnité.

Recours à des prestataires, et cession

Nous pouvons confier à des prestataires l’hébergement et l’acheminement des messages ; nous en restons responsables envers vous. Le recours à des sous-traitants ultérieurs au sens de l’article 28 du RGPD est réglé au § 10.8. Le contrat ne peut être cédé sans l’accord écrit de l’autre partie, sauf en cas de transmission universelle de patrimoine.

Référence commerciale

Nous ne citons votre nom comme référence qu’avec votre accord écrit préalable, révocable à tout moment.

Nullité partielle

Si une clause est jugée nulle, notamment en application des articles VI.91/4 ou VI.91/5 du Code de droit économique, elle est réputée non écrite et les autres clauses demeurent applicables.

Intégralité

Les présentes conditions et la grille tarifaire en vigueur forment l’intégralité de l’accord entre les parties. Si les parties ont signé un accord de sous-traitance distinct, celui-ci en fait partie et prévaut sur le § 10.

15Droit applicable et juridiction

Le contrat est régi par le droit belge.

Les parties s’efforcent de régler tout différend à l’amiable. À défaut d’accord dans les trente jours d’une réclamation écrite, les cours et tribunaux de l’arrondissement judiciaire dans le ressort duquel se trouve le siège de l’éditeur — indiqué en tête des présentes et aux mentions légales — sont seuls compétents.