La maison
Mentions légales & confidentialité.
Publiées en application des articles III.74 et XII.6 du Code de droit économique. Les conditions contractuelles de l’abonnement figurent, elles, aux conditions générales.
1Éditeur du site et du service
Le site et le service Convivos sont édités par :
- Dénomination sociale
- Jim Legrandhenri
- Forme juridique
- Entreprise individuelle (droit belge)
- Siège ou unité d’établissement
- Rue Delhasse 14, 4900 Spa, Belgique
- Numéro d’entreprise (BCE)
- 1037.815.074
- Numéro de TVA
- BE 1037.815.074
- Éditeur responsable
- Jim Legrandhenri
- Courriel
- noah@jimos.be
2Hébergement et localisation des données
Le service et ses bases de données sont hébergés sur un serveur virtuel privé (VPS) situé en Union européenne, chez OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France — RCS Lille Métropole 424 761 419.
Les sauvegardes chiffrées sont conservées chez un fournisseur de stockage objet situé en Union européenne. Ni nous ni nos sous-traitants ultérieurs ne transférons de données hors de l’Espace économique européen, à trois exceptions près, décrites au § 4.4 : les données qu’un établissement transmet à Stripe pour le paiement en ligne facultatif de ses clients ; celles d’un SMS de l’option de rappel, que Brevo fait acheminer par des opérateurs de routage dont certains sont établis ou ont des serveurs hors de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis ; et nos données de facturation, que l’assistance technique de notre outil de facturation peut occasionnellement consulter depuis l’extérieur de l’Espace économique européen.
3Ce que fait le service
Convivos est un logiciel de réservation vendu par abonnement à des établissements professionnels — restaurants, hébergements, et entreprises de services sur rendez-vous. Il comprend un module public de réservation intégré au site de l’établissement, un carnet de réservation privé où l’établissement gère son service, et l’envoi automatique des confirmations et des rappels.
4Données à caractère personnel
4.1Deux rôles distincts, à ne pas confondre
Les données des convives, des voyageurs et des clients des rendez-vous — nom, coordonnées, réservations et rendez-vous, notes du carnet — sont traitées pour le compte de l’établissement, qui en est le responsable du traitement. Convivos n’intervient qu’en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Le contrat de sous-traitance figure au § 10 des conditions générales, qui lie l’éditeur à chaque établissement client.
Les données du client professionnel — les comptes de connexion (le vôtre comme ceux de votre personnel : un même compte peut servir plusieurs établissements), coordonnées de facturation, journaux techniques — sont traitées par nos soins en qualité de responsable du traitement. C’est ce que décrit la suite de cette section.
4.2Ce que nous traitons, pourquoi, et sur quelle base
| Données | Finalité | Base légale (art. 6 RGPD) | Conservation |
|---|---|---|---|
| Nom, adresse électronique, langue, mot de passe (haché) | Ouvrir et tenir le compte, authentifier | Exécution du contrat pour le titulaire ; pour les membres du personnel, et pendant l’année qui suit la fin du dernier contrat, intérêt légitime (fournir les accès que l’établissement demande, permettre un retour) | Tant qu’un contrat court ; un an après la fin du dernier contrat, sans connexion depuis un an, le compte est anonymisé |
| Nom de l’établissement, coordonnées de facturation | Facturer, tenir la comptabilité | Obligation légale (comptabilité) | 7 ans (délai comptable) pour les factures ; l’adresse de facturation qui est celle d’une personne part avec l’effacement de son compte |
| Journal de l’option des rappels par SMS : chaque activation, coupure ou changement de plafond, sa date, le compte qui l’a fait et le prix affiché | Prouver la commande d’une option payante et en justifier la facture | Intérêt légitime (la preuve d’un engagement contractuel) | Pendant le contrat ; supprimé avec les données de l’établissement (§ 12 des conditions) — le nombre de SMS facturés reste sur la facture |
| Journaux techniques, adresse IP de connexion | Sécurité, prévention des abus, diagnostic | Intérêt légitime | Au plus 12 mois |
| Adresses électroniques d’envoi et statut de remise | Acheminer les messages du service | Exécution du contrat | 12 mois, hors avis de modification des conditions (ci-dessous) |
| Date et version de l’acceptation des conditions, et l’organisation pour laquelle elle est donnée | Prouver l’acceptation des conditions | Intérêt légitime : prouver la conclusion du contrat et la version acceptée (art. 6.1.f RGPD) | Durée du contrat + 10 ans |
| Adresse IP de l’acceptation des conditions | Rattacher l’acceptation à une connexion | Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) | Jusqu’à l’effacement du compte |
| Avis de modification des conditions : version, date d’envoi, organisations concernées et adresse du destinataire | Prouver la notification écrite (§ 13 des conditions) | Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) | Durée du contrat + 10 ans ; l’adresse du destinataire, jusqu’à l’effacement du compte |
| Identifiant technique d’un établissement dont les données sont supprimées, ou d’un compte anonymisé ; métier et date | Rendre une suppression ou une anonymisation définitive : la rejouer après toute restauration de sauvegarde (§ 12 des conditions) | Intérêt légitime : garantir un effacement demandé ou dû (art. 6.1.f RGPD) | 90 jours (au plus 180 dans les copies chiffrées hors du serveur) |
| Journal d’assistance : l’opérateur, l’établissement et le compte concernés, le geste et ce qu’il a changé, son motif écrit, l’adresse IP de l’opérateur et la date de chacune de nos interventions — y compris un geste refusé | Rendre vérifiable chacune de nos interventions sur l’espace d’un client (§ 10.4 des conditions) ; la copie de vos données que nous vous remettons, et la destruction de notre exemplaire, sont montrées aux administrateurs de votre espace, sur l’écran Équipe — sans l’opérateur, le motif ni l’adresse IP | Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) | 12 mois |
| Journal des téléchargements : la date, l’établissement, le métier, le fichier téléchargé (la copie complète ou un export CSV du carnet) et le compte depuis lequel il l’a été — jamais le contenu du fichier ; l’adresse IP n’y est pas écrite, mais la requête figure, comme toute autre, dans les journaux techniques (ci-dessus) | Permettre aux administrateurs de l’espace du client, sur son écran Équipe, et à nous de savoir quand les données d’un établissement sont sorties du carnet (§ 11 des conditions) | Intérêt légitime : celui du client, savoir qui a emporté ses données, et le nôtre, pouvoir répondre d’une sortie de données que nous hébergeons (art. 6.1.f RGPD) | 12 mois, y compris après la suppression des données du carnet ; un compte effacé n’y est plus désigné que par un identifiant technique |
| Demande d’abonnement : les métiers et la cadence de facturation demandés, la note libre, la date, le compte qui la dépose | Répondre à la demande ; tant qu’elle attend sa réponse, l’essai ne se ferme pas | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) ; après la réponse, intérêt légitime : garder la trace de ce qui a été demandé (art. 6.1.f RGPD) | Jusqu’à la réponse, puis 12 mois |
| Prospection : le nom et les coordonnées professionnelles d’un établissement (son adresse électronique, son téléphone, son site), qu’il publie sur son site ou sa fiche Google, et le nom de son gérant s’il y figure ; la date de nos messages et sa réponse | Présenter nos services aux établissements qui peuvent en avoir l’usage, par un e-mail écrit à la main ou par une visite | Intérêt légitime : faire connaître nos services à des professionnels, au sujet de leur métier (art. 6.1.f RGPD) | 12 mois sans suite, puis supprimées ; l’adresse de qui demande à ne plus être contacté est gardée, pour respecter cette demande, tant que nous prospectons |
4.3Ce que nous ne faisons pas
Nous ne vendons aucune donnée. Pour nos propres traitements (§ 4.2), nous ne pratiquons aucun profilage et aucune décision automatisée produisant des effets juridiques ; le suivi des absences qu’un établissement active pour ses convives ou ses clients est son traitement, décrit dans sa politique de confidentialité. Le site public ne dépose aucun cookie de mesure d’audience ni de publicité : les seuls cookies déposés sont strictement nécessaires au fonctionnement — votre choix de langue, posé seulement si vous en changez ; un identifiant d’inscription, posé seulement si vous soumettez le formulaire d’inscription et effacé dès que votre adresse est confirmée — il ne contient qu’un nombre tiré au hasard, ni votre adresse ni votre nom ; et une session, posée seulement si vous vous connectez. Ils ne requièrent donc pas de consentement préalable, et c’est pourquoi ce site ne vous impose aucune bannière.
4.4Sous-traitants ultérieurs
| Sous-traitant | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| OVH SAS | Hébergement du serveur et des bases de données | France (UE) |
| Scaleway SAS | Stockage des sauvegardes chiffrées, hors du serveur | France (UE) — région de Paris |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Acheminement des messages transactionnels — e-mails, et SMS de l’option de rappel | France (UE) |
Pour les SMS de l’option de rappel, Brevo recourt à ses propres sous-traitants de routage, choisis selon le pays du numéro. Pour un mobile belge ou français : iBasis (Liechtenstein ; serveurs en Autriche et en Allemagne), Vonage (États-Unis ; serveurs dans l’Union) et Telnyx (Irlande ; serveurs dans l’Union et aux États-Unis). Les transferts que ce routage peut comporter sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et des mesures supplémentaires (liste des sous-traitants de Brevo, version du 1er octobre 2025).
Les abonnements Convivos sont facturés et encaissés manuellement, sans prestataire de paiement. Lorsqu’un établissement active le paiement en ligne de ses clients, ceux-ci règlent l’acompte ou les arrhes sur la page sécurisée de Stripe, qui traite ce paiement pour le compte de l’établissement — et non pour le nôtre —, en vertu du contrat qui les lie, et agit aussi comme responsable de traitement distinct, notamment contre la fraude : Stripe ne figure donc pas dans la liste ci-dessus. Nous lui transmettons l’adresse électronique du client, le montant, un libellé, la référence et des identifiants techniques de la réservation ou du rendez-vous, et la langue de la page ; à l’ouverture du compte Stripe d’un établissement, une adresse électronique de contact, son pays et notre identifiant interne. Les données de paiement sont saisies chez Stripe, jamais chez nous. Le groupe Stripe peut traiter ces données hors de l’Union européenne, sous le cadre de protection des données UE–États-Unis et les clauses contractuelles types de la Commission européenne ; sa politique de confidentialité est publiée sur stripe.com/privacy.
Nos factures d’abonnement sont émises depuis notre outil de facturation et de comptabilité, Accountable SA (Belgique). Il reçoit à cette fin les données de facturation de votre organisation (§ 4.2), et aucune donnée de vos convives, de vos voyageurs ni des clients de vos rendez-vous : il ne figure donc pas dans la liste ci-dessus. Selon sa politique de confidentialité, Accountable héberge ses données chez Amazon Web Services, dans l’Union européenne (Francfort) ; l’assistance ou la maintenance technique à distance peut occasionnellement se faire depuis l’extérieur de l’Espace économique européen, sous les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision d’exécution (UE) 2021/914).
Nous utilisons par ailleurs deux services de surveillance technique : healthchecks.io, qui reçoit uniquement un signal de bon fonctionnement de nos tâches automatiques, et UptimeRobot, qui interroge nos services depuis l’extérieur — c’est la sonde du § 8 des conditions. Aucune donnée de vos convives, de vos voyageurs ni des clients de vos rendez-vous ne leur est transmise : ce ne sont pas des sous-traitants ultérieurs.
Toute modification de cette liste est communiquée aux clients professionnels au moins trente jours à l’avance — pour les opérateurs de routage de Brevo, dès que Brevo nous en informe —, avec le droit de s’y opposer prévu au § 10.8 des conditions générales.
4.5Vos droits
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité. Vous pouvez les exercer à tout moment en écrivant à l’adresse indiquée au § 1. Nous répondons dans un délai d’un mois.
L’espace « Compte » permet en outre d’effacer le compte sans passer par nous, et le carnet permet à son propriétaire d’exporter les réservations et les fiches clients au format CSV et de télécharger la copie complète des données de l’établissement (le format de vos données), à tout moment pendant la durée du contrat, hors suspension (§ 6 des conditions).
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — autoriteprotectiondonnees.be.
5Propriété intellectuelle
Le logiciel, son code, ses interfaces, ses textes et son identité visuelle sont protégés et demeurent la propriété exclusive de l’éditeur. L’abonnement confère un droit d’usage personnel et non exclusif, pour la durée du contrat — cessible dans les seules conditions du § 14 des conditions générales — et rien de plus.
Les données saisies par le client et celles de ses convives lui appartiennent : nous n’en acquérons aucun droit. Le nom, les couleurs et le logo de l’établissement affichés dans le module de réservation restent la propriété de l’établissement, qui nous autorise à les afficher pour les seuls besoins du service.
6Responsabilité
L’éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer l’exactitude des informations publiées sur ce site. Les engagements relatifs au service — disponibilité, sauvegardes, sécurité — sont définis par les conditions générales, qui prévalent sur la présente page pour tout ce qui concerne l’abonnement.
7Droit applicable
Les présentes mentions sont régies par le droit belge.