Algemene abonnementsvoorwaarden.

1Wat wij leveren

Convivos is online toegankelijke software, verkocht per module. Naargelang de afgenomen module of modules omvat zij:

1. een publieke reserveringsmodule, geïntegreerd in uw site, waar uw gasten of uw reizigers in enkele ogenblikken reserveren, zonder een account aan te maken;
2. een privé reserveringsboek — dagoverzicht, planning van de overnachtingen, manuele toevoeging, statussen, klanten opzoeken, sluitingen en uitzonderlijke capaciteit;
3. het automatisch versturen van de bevestigingen, de herinneringen en de melding van elke nieuwe reservering;
4. de export van uw reserveringen en uw klantenfiches, op elk moment, in CSV-formaat. De export van het boek beslaat de laatste negentig dagen en alles wat nog komt; de klantenfiches worden volledig geëxporteerd.

De module Tafel redeneert in personen en in servicetijdslots; de module Verblijf redeneert in eenheden en in overnachtingen, en beheert de gemeentelijke verblijfsbelasting. De dienst wordt in het Frans, het Nederlands, het Engels en het Duits geleverd op alle publieke onderdelen.

Wat de dienst niet doet, en wat u er niet van mag verwachten:

• geen grafische zaaleditor met slepen en neerzetten, en geen automatische toewijzing van tafels: het zaalplan bestaat, u plaatst uw gasten er met de hand op, en het beslist nooit over een beschikbaarheid — die blijft in personen geteld;
• geen wachtlijst en geen automatische verwittiging bij annuleringen;
• geen inning, geen voorschot en geen kaartgarantie van de gast of de reiziger: de betaling gebeurt bij u;
• voor de tafel, geen synchronisatie met de platformen (TheFork en dergelijke): Convivos beheert daar uw directe reservering en kent de reserveringen niet die elders zijn genomen. Voor de overnachting synchroniseren uw kalenders in iCal, in beide richtingen, met de platformen die dat publiceren (Booking, Airbnb, Vrbo) — zonder reserveringsinterface en zonder doorgestuurde tarieven;
• geen kassa-integratie en geen integratie met beheersoftware van derden.

1.1De kernverbintenis

Wij verbinden ons op één punt, en wij verbinden ons daar stellig toe: de dienst bevestigt nooit een reservering die de capaciteit zou overschrijden die u hebt vastgelegd. De berekening van de beschikbaarheid wordt geserialiseerd op het niveau van de database; zij berust niet op een eenvoudige controle in de applicatie.

2Totstandkoming van de overeenkomst

De overeenkomst komt tot stand wanneer u het inschrijvingsformulier bevestigt door het vakje aan te vinken waarmee u deze voorwaarden aanvaardt. Die aanvaarding wordt van een tijdstempel voorzien en bewaard, samen met het versienummer van de aanvaarde voorwaarden.

U verklaart te handelen in het kader van uw beroepsactiviteit en over de bevoegdheid te beschikken om de onderneming die u aanduidt te verbinden.

3Proefperiode

Het abonnement begint met een gratis proefperiode van veertien gebruiksdagen. U beschikt eerst over zeven dagen om uw zaak in te richten — openingsuren, capaciteit, de link op uw site — zonder uw proefperiode op te gebruiken: de veertien dagen starten bij uw eerste geregistreerde reservering. Werd binnen dat venster niets geregistreerd, dan eindigt de proefperiode uiterlijk eenentwintig dagen na de opening van de betrokken module.

Er wordt geen betaalmiddel gevraagd om de proefperiode te openen. Op het einde ervan vindt geen enkele automatische omzetting in een betalend abonnement plaats: sluit u geen abonnement af, dan wordt de toegang tot het boek opgeschort en blijven uw gegevens beschikbaar voor export gedurende de termijn bepaald in § 12.

4Uw verplichtingen

U bent verantwoordelijk voor:

• de juistheid van de instellingen van uw zaak — uren, capaciteit, maximale groepsgrootte, bezettingsduur, eenheden en tarieven. De dienst past toe wat u hebt vastgelegd; hij raadt uw sluitingsdagen niet;
• de vertrouwelijkheid van de toegangen van uw team, en het intrekken van de toegang van een persoon die de zaak verlaat;
• de naleving van uw verplichtingen tegenover uw gasten en uw reizigers: informatie over de verwerking van hun gegevens, naleving van de aanvaarde reserveringen, annuleringsvoorwaarden, verplichtingen inzake allergenen, prijsaanduiding en verblijfsbelasting;
• de rechtmatigheid van de inhoud die u ons toevertrouwt — handelsnaam, logo, link naar uw privacybeleid.

U verbindt zich ertoe niet te pogen de technische grenzen van de dienst te omzeilen, er massaal gegevens uit te halen met geautomatiseerde middelen, of hem onder uw eigen merk door te verkopen zonder schriftelijk akkoord.

5Prijzen

De geldende prijzen zijn die welke op de tarievenpagina worden weergegeven op de dag waarop het abonnement wordt afgesloten. Zij zijn exclusief btw, in euro.

5.1Prijswijziging

Wij kunnen onze prijzen laten evolueren. In dat geval:

1. wordt u schriftelijk, minstens twee maanden vóór de ingangsdatum verwittigd;
2. geldt de nieuwe tarievenlijst enkel voor de periodes na die datum;
3. kunt u tot de ingangsdatum kosteloos en zonder opzegtermijn opzeggen, en eindigt het abonnement dan op die datum.

6Facturatie en betaling

De facturen worden maandelijks na vervallen termijn uitgereikt, in de vorm van een gestructureerde elektronische factuur die via het Peppol-netwerk wordt verzonden, overeenkomstig de verplichting die sinds 1 januari 2026 geldt voor handelingen tussen in België gevestigde belastingplichtigen. U bezorgt ons daartoe de gegevens die nodig zijn voor uw identificatie op dat netwerk.

De betaling gebeurt binnen dertig dagen na de factuurdatum.

Bij laattijdige betaling, en na een ingebrekestelling die vijftien dagen zonder gevolg is gebleven, zijn van rechtswege de interesten verschuldigd tegen de rentevoet bepaald bij de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, alsook een forfaitaire invorderingsvergoeding van 40 euro. De dienst kan pas na die ingebrekestelling worden opgeschort, en nooit op een vrijdag, een zaterdag, noch op de vooravond van een feestdag — wij zetten geen reserveringsboek uit op het ogenblik dat een service begint.

7Duur en opzegging

De overeenkomst wordt gesloten voor onbepaalde duur. Er is geen minimumverbintenis en geen stilzwijgende verlenging van een vaste periode.

• U kunt op elk moment opzeggen, zonder opgave van reden en zonder vergoeding, vanuit uw account of per eenvoudige e-mail. De opzegging gaat in op het einde van de lopende kalendermaand. De bedragen die al opeisbaar zijn voor de verstreken periodes blijven verschuldigd; er is geen enkele uitstapvergoeding verschuldigd.
• Wij kunnen opzeggen mits een schriftelijke opzegtermijn van drie maanden, behoudens ernstige tekortkoming van uw kant.
• Opzegging wegens tekortkoming: bij een ernstige tekortkoming die meer dan vijftien dagen na een schriftelijke ingebrekestelling voortduurt, kan elke partij van rechtswege opzeggen.

8Beschikbaarheid, onderhoud en back-ups

Wij streven naar een beschikbaarheid van 99,5 % per maand, gepland onderhoud niet meegerekend.

Het geplande onderhoud wordt minstens 48 uur vooraf aangekondigd en, behoudens een dringende veiligheidsinterventie, uitgevoerd tussen 3 en 6 uur ’s ochtends.

Van de databases wordt om de vijftien minuten een back-up gemaakt; die is versleuteld en wordt gerepliceerd buiten de hoofdserver, binnen de Europese Unie. Het beoogde maximale venster van gegevensverlies bedraagt vijftien minuten.

Zakt de maandelijkse beschikbaarheid onder 99,5 %, dan kunt u binnen dertig dagen een creditnota vragen die evenredig is met de duur van de onbeschikbaarheid, met een maximum van één maand abonnement.

9Aansprakelijkheid

Wij zijn gehouden tot een verzwaarde middelenverbintenis wat de werking van de dienst betreft.

Onze contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid, alle oorzaken samen en per periode van twaalf maanden, is beperkt tot het bedrag exclusief btw dat werkelijk werd gefactureerd in de twaalf maanden vóór het schadeverwekkende feit.

Dit plafond geldt niet in geval van bedrog, zware fout, aantasting van de fysieke integriteit, noch in de gevallen waarin de wet dat verbiedt.

De beperkingen en exoneraties waarin dit artikel voorziet, komen binnen dezelfde grenzen ook toe aan onze aangestelden, zaakvoerders en onderaannemers — beding opgenomen met het oog op Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek, in werking getreden op 1 januari 2025.

Vallen niet onder onze aansprakelijkheid:

• de gevolgen van een foutieve instelling van uw uren, uw capaciteit, uw eenheden of uw tarieven;
• de reserveringen die op een platform van derden zijn genomen en niet in uw planning zijn overgenomen;
• de onbeschikbaarheid van uw eigen site of van uw internettoegang;
• de storingen bij een externe leverancier van e-mail- of telecommunicatiediensten;
• het gebruik dat u maakt van de gegevens van uw gasten en uw reizigers;
• de reserveringen die u kiest te aanvaarden of te weigeren.

10Gegevensbescherming — verwerkersovereenkomst

Deze paragraaf geldt als verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 AVG. Er is geen bijlage: alles staat hier, en u aanvaardt het samen met de rest van deze voorwaarden.

Voor de gegevens van uw gasten en uw reizigers bent u de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Voor de gegevens van uw eigen account — aanmelding, facturatie, technische logs — zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke; de details staan in de wettelijke vermeldingen.

Legt u ons uw eigen verwerkersovereenkomst voor en ondertekenen wij die, dan is het die overeenkomst die van toepassing is, en zij heeft voorrang op deze paragraaf.

10.1Wat wij voor u verwerken

Uw verplichtingen en uw rechten. U bepaalt de doeleinden en de middelen van de verwerking. U informeert de betrokkenen op het ogenblik dat u hun gegevens verzamelt, u beschikt over een rechtsgrond, en u beantwoordt hun verzoeken — wij helpen u daarbij (§ 10.6). U kunt ons op elk moment schriftelijke instructies geven en de uitvoering ervan controleren (§ 10.9).

10.2Wij handelen enkel op uw instructie

Wij verwerken die gegevens uitsluitend op uw gedocumenteerde instructies, en nooit voor eigen rekening. Deze voorwaarden en de configuratie die u in de dienst kiest, gelden als gedocumenteerde instructies.

Er worden geen gegevens buiten de Europese Unie doorgegeven. Mocht dat veranderen, dan zouden wij u daarvan vooraf op de hoogte brengen en zouden wij daartoe enkel overgaan met een geldig doorgiftekader.

Zou een wettelijke verplichting ons een verwerking opleggen die u niet hebt gevraagd, dan zouden wij u daarvan vóór de uitvoering op de hoogte brengen, tenzij diezelfde wet ons dat verbiedt om een gewichtige reden van algemeen belang.

Lijkt een van uw instructies ons in strijd met de AVG of met een andere regel inzake gegevensbescherming, dan stellen wij u daarvan onmiddellijk in kennis.

10.3De bewaartermijn, die uw instructie is

U legt vanuit uw Instellingen de bewaartermijn van de inactieve klantenfiches vast; die wordt automatisch toegepast. U kunt hem op één tot honderdtwintig maanden brengen. Het komt u toe hem vast te leggen overeenkomstig het beginsel van opslagbeperking.

Maakt u geen keuze, dan bedraagt hij zesendertig maanden inactiviteit. Maakt u dat veld leeg, dan is de automatische opschoning uitgeschakeld en worden de fiches bewaard tot een manuele anonimisering of tot het einde van de overeenkomst: dat is dan uw instructie, en u draagt de conformiteit ervan.

10.4Vertrouwelijkheid, en wie aan onze kant toegang heeft tot uw gegevens

Enkel de personen aan onze kant die dat nodig hebben om de dienst te exploiteren en u bij te staan, hebben toegang tot uw gegevens. Zij zijn schriftelijk tot vertrouwelijkheid gehouden, en die verbintenis blijft gelden na het einde van hun functie.

Elke bijstandsinterventie in uw boek is voorbehouden aan uitdrukkelijk gemachtigde operatoren, vereist een schriftelijke reden die vóór de opening wordt geregistreerd, is beperkt tot twintig minuten, wordt in een logboek bijgehouden — ook wanneer een handeling wordt geweigerd — en laat niet toe uw wachtwoord of uw aanmeldadres te kennen of te wijzigen.

10.5Beveiliging

Wij treffen de technische en organisatorische maatregelen die artikel 32 AVG vereist, ten minste:

1. het verkeer tussen de personen die de dienst gebruiken en onze servers is versleuteld (TLS); de interne uitwisselingen tussen onze componenten en de databases verlaten het privénetwerk van de server niet, dat niet aan het internet is blootgesteld;
2. compartimentering per zaak: elke lezing en elke schrijving worden in de applicatie per zaak gefilterd, waarbij de identificator uit de sessie komt en nooit uit het opgevraagde adres; integriteitsbeperkingen in de database verhinderen daarnaast dat een record aan de verkeerde zaak wordt gekoppeld;
3. wachtwoorden worden nooit in leesbare vorm bewaard: enkel een scrypt-afdruk wordt geregistreerd, samen met een willekeurige salt die bij elke registratie wordt getrokken en dus voor elke gebruiker verschilt; de verificatie gebeurt door vergelijking in constante tijd;
4. de sessies verlopen automatisch — uiterlijk dertig dagen na de opening ervan, en na acht uur zonder activiteit; iedereen kan zijn sessie op elk moment beëindigen, en alle sessies van een account worden vernietigd bij het opnieuw instellen van het wachtwoord of bij het wissen van het account;
5. de back-ups zijn versleuteld met een sleutel waarvan het private deel niet blijvend op de server wordt bewaard, en worden om de vijftien minuten geplaatst bij een andere aanbieder dan de hostingpartij, binnen de Europese Unie;
6. geharde server: firewall, toegang met sleutel, niet-geprivilegieerde containers, geroteerde en geplafonneerde logs, die noch de inhoud van een verzoek, noch een header, noch een annuleringslink bevatten.

Er is een gedocumenteerde herstelprocedure van kracht, en wij beproeven die minstens één keer per kwartaal, op elk van de databases, vanuit een ontsleuteld archief buiten de server. § 8 beschrijft de beschikbaarheid van de dienst; het vervangt dit punt niet, dat over de gegevensbescherming gaat. Wij kunnen deze maatregelen doen evolueren, op voorwaarde dat het beschermingsniveau minstens gelijkwaardig blijft.

10.6Bijstand bij de rechten van de betrokkenen

Wij helpen u, door passende technische en organisatorische maatregelen, om gevolg te geven aan de verzoeken om inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid.

Concreet: u exporteert uw gegevens op elk moment vanuit uw boek, en u anonimiseert een persoon rechtstreeks vanuit uw boek. De anonimisering wist de identificerende gegevens — naam, voornaam, telefoon, e-mailadres, vrije notities — zonder het record te verwijderen, ook in de verzendwachtrij van de berichten; de reservering of het verblijf blijft in geanonimiseerde vorm bestaan, wat de samenhang van uw boek en van uw statistieken vrijwaart. Zij voldoet dus onmiddellijk aan een verzoek om wissing.

Voor wat de dienst niet alleen doet, antwoorden wij u binnen een termijn van vijf werkdagen. Een verzoek dat ons per vergissing zou bereiken, bezorgen wij u zonder er zelf op te antwoorden: het aanspreekpunt van de betrokkene, dat bent u.

10.7Gegevensinbreuken, effectbeoordelingen

Wij helpen u de artikelen 32 tot 36 AVG na te leven:

1. wij melden u elke inbreuk in verband met persoonsgegevens die uw verwerkingen betreft, zonder onredelijke vertraging nadat wij er kennis van hebben gekregen en uiterlijk binnen achtenveertig uur, met de informatie waarover wij beschikken: aard van de inbreuk, categorieën en bij benadering het aantal betrokken personen en records, waarschijnlijke gevolgen, genomen maatregelen. U bent degene die de melding doet aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, in voorkomend geval, aan de betrokkenen;
2. wij bezorgen u op verzoek de elementen die nodig zijn voor een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (artikel 35) en voor een voorafgaande raadpleging van de autoriteit (artikel 36), binnen de grenzen van de informatie waarover wij beschikken;
3. wij houden het register van de categorieën van verwerkingsactiviteiten die voor uw rekening worden verricht (artikel 30.2) bij, en delen het u op verzoek mee.

10.8Subverwerkers

U verleent ons een algemene toestemming om een beroep te doen op subverwerkers. De actuele lijst, met hun rol en hun locatie, staat in de wettelijke vermeldingen; zij zijn allemaal in de Europese Unie gevestigd en verwerken uw gegevens daar enkel binnen de Unie.

Wij brengen u minstens dertig dagen vooraf op de hoogte van elke toevoeging of vervanging. U kunt zich daartegen binnen die termijn verzetten om een legitieme en redelijke reden. Bij gebrek aan akkoord kunt u zonder vergoeding opzeggen met uitwerking op de datum van de wijziging, en is § 12 van toepassing.

Wij leggen elke subverwerker contractueel verplichtingen op die gelijkwaardig zijn aan die van deze paragraaf, en wij blijven tegenover u volledig aansprakelijk voor de uitvoering ervan.

10.9Bewijs van de naleving van deze paragraaf, en audits

Wij stellen u op schriftelijk verzoek de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van de verplichtingen van deze paragraaf aan te tonen.

U kunt een audit laten uitvoeren, door uzelf of door een auditor die u aanstelt en die geen concurrent van ons is: hoogstens één keer per jaar, mits een schriftelijke vooraankondiging van dertig dagen, eerst op stukken — vragenlijst, register, logboek van de beproefde herstellingen — en met een inspectie ter plaatse enkel wanneer de stukken niet volstaan. De audit vindt plaats tijdens de kantooruren, zonder de dienst te verstoren, en onder voorwaarde van vertrouwelijkheid. De kosten zijn voor uw rekening, tenzij de audit een tekortkoming van onze kant aan het licht brengt. Een bijkomende audit is mogelijk na een gegevensinbreuk of op verzoek van een toezichthoudende autoriteit.

10.10Einde van de overeenkomst

Het lot van uw gegevens bij het einde van de overeenkomst wordt geregeld in § 12. Deze paragraaf blijft van toepassing zolang wij gegevens voor uw rekening onder ons houden.

11Overdraagbaarheid en verandering van aanbieder

Overeenkomstig verordening (EU) 2023/2854 (‘Data Act’), die sinds 12 september 2025 van toepassing is op gegevensverwerkingsdiensten:

• kunt u op elk moment van aanbieder veranderen of uw gegevens terughalen, zonder contractuele of technische belemmering;
• zijn uw reserveringen en uw klantenfiches op elk moment exporteerbaar tijdens de duur van de overeenkomst, in CSV-formaat, vanuit het boek, zonder tussenkomst van onze kant en zonder voorafgaand verzoek. Zodra de overeenkomst of de proefperiode is afgelopen, is het boek gesloten en gebeurt de teruggave op schriftelijk verzoek, onder de voorwaarden van § 12;
• staan wij u bij gedurende een overgangsperiode van maximaal dertig dagen, verlengbaar op uw verzoek binnen de grenzen van de verordening;
• worden er geen uitstap-, migratie- of teruggavekosten aangerekend.

12Lot van de gegevens bij het einde van de overeenkomst

Exporteer uw gegevens vóór u opzegt: de exports zijn beschikbaar vanuit uw boek, in zelfbediening, zolang uw abonnement actief is.

Bij het einde van de overeenkomst geeft u ons aan wat u wenst: dat wij u een volledige kopie van uw gegevens bezorgen, of dat wij ze verwijderen. Bij gebrek aan een aanwijzing van uw kant binnen dertig dagen verwijderen wij ze. Tijdens die termijn wordt u op eenvoudig schriftelijk verzoek en kosteloos een kopie bezorgd.

De verwijdering is definitief: zij slaat op onze actieve systemen, en vervolgens op de versleutelde back-ups na afloop van hun rotatiecyclus, die niet meer dan dertig dagen bedraagt.

Daarbuiten bewaren wij enkel onze eigen boekhoudkundige en contractuele documenten — abonnementsfacturen, bewijs van de aanvaarding van deze voorwaarden. Zij betreffen u als klant en bevatten geen enkel gegeven van uw gasten of van uw reizigers. Hun bewaartermijn is die welke de Belgische boekhoud- en fiscale wetgeving oplegt.

13Wijziging van deze voorwaarden

Elke wezenlijke wijziging wordt u schriftelijk, minstens twee maanden vóór de inwerkingtreding ervan ter kennis gebracht. U kunt tot die datum kosteloos opzeggen. Bij gebrek aan opzegging gelden de nieuwe voorwaarden voor de latere periodes.

De opeenvolgende versies worden bewaard en op verzoek meegedeeld.

14Diverse bepalingen

Overmacht

Geen enkele partij is aansprakelijk voor een tekortkoming die wordt veroorzaakt door een gebeurtenis buiten haar redelijke controle. Duurt de verhindering langer dan dertig dagen, dan kan elke partij opzeggen zonder vergoeding.

Beroep op dienstverleners, en overdracht

Wij kunnen de hosting en de aflevering van de berichten aan dienstverleners toevertrouwen; wij blijven daarvoor tegenover u verantwoordelijk. Het beroep op subverwerkers in de zin van artikel 28 AVG wordt geregeld in § 10.8. De overeenkomst kan niet worden overgedragen zonder het schriftelijke akkoord van de andere partij, behalve bij overgang van vermogen onder algemene titel.

Commerciële referentie

Wij vermelden uw naam als referentie enkel met uw voorafgaand schriftelijk akkoord, dat op elk moment herroepbaar is.

Gedeeltelijke nietigheid

Wordt een beding nietig bevonden, met name met toepassing van de artikelen VI.91/4 of VI.91/5 van het Wetboek van economisch recht, dan wordt het voor niet geschreven gehouden en blijven de overige bedingen van toepassing.

Volledigheid

Deze voorwaarden en de geldende tarievenlijst vormen de volledige overeenkomst tussen de partijen. Hebben de partijen een afzonderlijke verwerkersovereenkomst ondertekend, dan maakt die daarvan deel uit en heeft zij voorrang op § 10.

15Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

De overeenkomst wordt beheerst door het Belgische recht.

De partijen streven ernaar elk geschil in der minne te regelen. Bij gebrek aan akkoord binnen dertig dagen na een schriftelijke klacht zijn uitsluitend de hoven en rechtbanken bevoegd van het gerechtelijk arrondissement waarin de zetel van de uitgever — vermeld bovenaan deze voorwaarden en in de wettelijke vermeldingen — gelegen is.