Algemene abonnementsvoorwaarden.

1Wat wij leveren

Convivos is online toegankelijke software, verkocht per module. Naargelang de afgenomen module of modules omvat zij:

1. een publieke reserveringsmodule, geïntegreerd in uw site, waar uw gasten, uw reizigers of uw klanten in enkele ogenblikken reserveren, zonder een account aan te maken;
2. een privé reserveringsboek — dagoverzicht, planning van de overnachtingen, agenda van de beoefenaars, manuele toevoeging, statussen, klanten opzoeken, sluitingen en uitzonderlijke capaciteit;
3. het automatisch versturen, per e-mail, van de bevestigingen, de herinneringen en de melding van elke nieuwe reservering — en, als betalende optie voor de modules Tafel en Afspraak, de herinnering per sms (§ 5.2);
4. voor de eigenaar van het boek, de export van uw reserveringen en uw klantenfiches in CSV-formaat — de export van het boek beslaat de laatste negentig dagen en alles wat nog komt, de klantenfiches worden volledig geëxporteerd — en de volledige kopie van alle gegevens van de zaak, in een gestructureerd bestand (JSON) dat beschreven staat op de pagina het formaat van uw gegevens, op elk moment tijdens de duur van de overeenkomst, behalve tijdens een opschorting (§ 6). Voor de afspraken staan de notities van uw zaak in geen van beide CSV-exports: ze komen uit in het bestand van elke klant en in de volledige kopie.

De module Tafel redeneert in personen en in servicetijdslots; de module Verblijf redeneert in eenheden en in overnachtingen, en berekent de verblijfsbelasting volgens het bedrag per persoon en per nacht dat u invoert; de module Afspraak redeneert in prestaties en in beoefenaars, voor elke dienstverlening op afspraak, in uw lokalen of bij uw klant — hij is niet bestemd voor gezondheidszorg of paramedische zorg. De reserveringspagina’s en de berichten aan uw klanten bestaan in het Frans, het Nederlands, het Engels en het Duits.

Wat de dienst niet doet, en wat u er niet van mag verwachten:

• geen grafische zaaleditor met slepen en neerzetten, en geen automatische toewijzing van tafels: het zaalplan bestaat, u plaatst uw gasten er met de hand op, en het beslist nooit over een beschikbaarheid — die blijft in personen geteld;
• geen wachtlijst, en geen bericht aan wachtende personen wanneer een plaats vrijkomt;
• geen inning voor uw rekening: als u de online betaling activeert (§ 4.1), betalen uw klanten het voorschot op uw eigen Stripe-rekening — wij ontvangen, bewaren of storten geen enkel bedrag door, en houden geen enkele commissie in. Er wordt geen kaartgarantie aangeboden;
• voor de tafel, geen synchronisatie met de platformen (TheFork en dergelijke): Convivos beheert daar uw directe reservering en kent de reserveringen niet die elders zijn genomen. Voor de overnachting synchroniseren uw kalenders in iCal, in beide richtingen, met de platformen die dat publiceren (Booking, Airbnb, Vrbo) — zonder reserveringsinterface en zonder doorgestuurde tarieven;
• geen kassa-integratie en geen integratie met beheersoftware van derden.

1.1De kernverbintenis

Wij verbinden ons op één punt, en wij verbinden ons daar stellig toe: de dienst bevestigt nooit een reservering die de capaciteit zou overschrijden die u hebt vastgelegd. Dat geldt voor een reservering die online wordt genomen zoals voor een reservering die uw team aan het boek toevoegt, en de capaciteit is die van uw instellingen, de uitzonderlijke capaciteit van een dag inbegrepen. Deze verbintenis geldt voor wat Convivos kent: de noot bij § 1 zegt hoe het zit met de kalenders van platformen.

2Totstandkoming van de overeenkomst

De overeenkomst komt tot stand wanneer u het inschrijvingsformulier bevestigt door het vakje aan te vinken waarmee u deze voorwaarden aanvaardt. Die aanvaarding wordt van een tijdstempel voorzien en bewaard, samen met het versienummer van de aanvaarde voorwaarden, voor de organisatie die u vertegenwoordigt: zij geldt voor die organisatie, ook als u ze later niet meer beheert.

U verklaart te handelen in het kader van uw beroepsactiviteit en over de bevoegdheid te beschikken om de onderneming die u aanduidt te verbinden.

3Proefperiode

Het abonnement begint met een gratis proefperiode van veertien gebruiksdagen. U beschikt eerst over zeven dagen om uw zaak in te richten — openingsuren, capaciteit, de link op uw site — zonder uw proefperiode op te gebruiken: de veertien dagen starten bij uw eerste geregistreerde reservering. Werd binnen dat venster niets geregistreerd, dan eindigt de proefperiode uiterlijk eenentwintig dagen na de opening van de betrokken module — behalve bij een abonnementsaanvraag die op ons antwoord wacht, of bij een verlenging die wij u schriftelijk toekennen.

Er wordt geen betaalmiddel gevraagd om de proefperiode te openen. Op het einde ervan vindt geen enkele automatische omzetting in een betalend abonnement plaats. Om een abonnement af te sluiten, dient u vanuit uw ruimte een abonnementsaanvraag in; ingediend vóór het einde van de proefperiode, verlengt ze die tot ons antwoord, dat wij binnen vijf werkdagen geven; het betalende abonnement begint op de dag waarop wij ze aanvaarden. Sluit u geen abonnement af, dan wordt het boek aan het einde van de proefperiode gesloten en neemt uw reserveringspagina er uiterlijk de dag nadien geen meer aan. Uw gegevens volgen dan het lot bepaald in § 12: gedurende dertig dagen wordt u op eenvoudig schriftelijk verzoek een kopie bezorgd, daarna worden ze verwijderd. Tijdens de proefperiode exporteert u ze zelf vanuit het boek.

4Uw verplichtingen

U bent verantwoordelijk voor:

• de juistheid van de instellingen van uw zaak — uren, capaciteit, maximale groepsgrootte, bezettingsduur, eenheden en tarieven. De dienst past toe wat u hebt vastgelegd; hij raadt uw sluitingsdagen niet;
• de vertrouwelijkheid van de toegangen van uw team, en het intrekken van de toegang van een persoon die de zaak verlaat;
• de naleving van uw verplichtingen tegenover uw gasten, uw reizigers en uw klanten: informatie over de verwerking van hun gegevens, naleving van de aanvaarde reserveringen, annuleringsvoorwaarden, verplichtingen inzake allergenen, prijsaanduiding en verblijfsbelasting;
• de rechtmatigheid van de inhoud die u ons toevertrouwt — handelsnaam, logo, link naar uw privacybeleid.

U verbindt zich ertoe niet te pogen de technische grenzen van de dienst te omzeilen, er massaal gegevens uit te halen met geautomatiseerde middelen, of hem onder uw eigen merk door te verkopen zonder schriftelijk akkoord. Wanneer u de account van een personeelslid aanmaakt of aanvraagt, deelt u hem mee dat Convivos er verantwoordelijk voor is, en waar hij dat kan lezen (wettelijke vermeldingen, § 4.1 en § 4.2).

4.1Online betaling door uw klanten (facultatief)

U kunt uw klanten, op het ogenblik dat zij online reserveren, een voorschot vragen (tafel, verblijf of afspraak), betaald met kaart of Bancontact op de beveiligde pagina van Stripe. Deze functie veronderstelt een Stripe-rekening op uw naam: wij maken ze op uw verzoek aan vanuit uw instellingen, daarna vult u ze aan en beheert u ze zelf bij Stripe, onder de voorwaarden van Stripe. De betalingen gebeuren rechtstreeks op die rekening: Convivos ontvangt, bewaart of stort nooit enig bedrag door, houdt geen enkele commissie in, en is noch partij bij die betalingen, noch betalingstussenpersoon. U kunt die rekening op elk ogenblik ontkoppelen: de dienst vraagt dan geen betalingen meer, maar de verschuldigde terugbetalingen worden nog op die rekening uitgevoerd zolang u de toegang van Convivos niet hebt ingetrokken vanuit uw Stripe-dashboard.

U bepaalt het bedrag en de terugbetalingstermijn. U verbindt zich ertoe dat het voorschot voor een tafel per couvert niet meer bedraagt dan de prijs van de goedkoopste maaltijd die u tijdens die dienst serveert (een menu, of een voorgerecht en een hoofdgerecht); de dienst controleert dat niet en begrenst het enkel tot 200 € per couvert. Het voorschot voor een verblijf wordt berekend op de prijs van de accommodatie, zonder verblijfsbelasting. De dienst vereist het e-mailadres van uw klant zodra hij hem een betaling vraagt — ook een over te schrijven voorschot, wanneer u uw IBAN hebt opgegeven —, omdat dat de bevestiging en haar regels draagt. Hij deelt uw klant in uw naam mee dat het voorschot voor een tafel van de rekening van de maaltijd wordt afgetrokken en dat u hem, als de rekening lager is, het verschil terugbetaalt — wat u ertoe verbindt het af te trekken en het verschil terug te betalen — en dat het saldo van een verblijf ter plaatse wordt betaald; hij toont hem die termijn vóór zijn betaling en past hem daarna toe: een annulering die uw klant vóór die termijn online doet, wordt hem automatisch terugbetaald; daarna, of als uw klant niet komt, betaalt de dienst het niet terug. Annuleert u zelf een reservering waarvan het voorschot via Stripe betaald is, dan betaalt de dienst het altijd aan uw klant terug; een voorschot dat u per overschrijving hebt ontvangen, betaalt u zelf terug. De duur van de termijn die op het ogenblik van de betaling werd getoond, blijft voor die reservering gelden, ook als u uw instelling nadien wijzigt; verplaatst u de reservering op verzoek van uw klant — u vinkt het aan in het boek —, dan wordt de termijn gerekend vanaf haar nieuwe datum. Wijzigt u uit eigen beweging een tafel (de dag, het uur of het aantal personen) of een verblijf (de data, de accommodatie of het aantal personen), dan kan uw klant die wijziging weigeren door online te annuleren, en wordt hij volledig terugbetaald tot het uur van de tafel, of tot de dag vóór zijn aankomst; de dienst beschouwt elke wijziging die u niet als door uw klant gevraagd hebt aangeduid, als zodanig. Verplaats een online betaalde reservering of afspraak enkel op verzoek of met het akkoord van uw klant; weigert hij de wijziging, annuleer dan: het voorschot wordt hem volledig terugbetaald. Voor een afspraak, en in afwijking van de voorgaande regels over het bedrag en de termijn — de verplichting om te annuleren en volledig terug te betalen als uw klant een wijziging weigert, blijft gelden —: het voorschot is een vast bedrag dat u per prestatie kiest, betaald op rekening van de prijs ervan — de dienst deelt uw klant mee dat het van de prijs wordt afgetrokken, en het voorschot mag die prijs niet overschrijden (de dienst weigert een hoger voorschot wanneer de prijs wordt getoond); de terugbetalingstermijn is het uiterste tijdstip om online te annuleren van uw zaak, vastgelegd op het ogenblik van de boeking; verkort u die termijn nadien, dan geldt voor uw klant het uiterste tijdstip dat het dichtst bij de afspraak ligt. Na dat tijdstip kan uw klant de afspraak niet meer online annuleren of verplaatsen; verwittigt hij u nadien en annuleert u de afspraak, dan wordt het voorschot hem terugbetaald. Een online verplaatsing door uw klant behoudt het voorschot, en het uiterste tijdstip volgt de nieuwe datum. Komt uw klant niet opdagen, dan betaalt de dienst het voorschot niet terug; u kunt het hem terugbetalen vanaf de fiche van de afspraak. Wordt het betaald nadat het tijdstip is vrijgegeven, dan wordt het hem automatisch terugbetaald. Wijzigt u de prestatie van een afspraak, dan verandert het al betaalde voorschot niet.

De dienst deelt die regels in uw naam mee aan uw klant, vóór zijn betaling, en zij binden u tegenover hem. Convivos is geen partij bij de overeenkomst tussen u en uw klant; het komt u toe na te gaan of die regels verenigbaar zijn met uw eigen voorwaarden en met het recht dat op uw activiteit van toepassing is. Binnen de grenzen van § 9 staan wij in voor wat de dienst toepast en meedeelt zoals deze § 4.1 het beschrijft.

De terugbetalingen die de dienst uitvoert, gebeuren in uw naam, vanaf uw Stripe-rekening. Een terugbetaling die Stripe of de bank weigert, wordt u gemeld op de fiche van de reservering; het is dan aan u om ze vanuit uw Stripe-dashboard te regelen. Onverminderd onze aansprakelijkheid op grond van § 9 zijn geschillen en betwistingen van betalingen, de kosten van Stripe en de boekhoudkundige of fiscale verplichtingen die met die betalingen verband houden, een zaak tussen u en Stripe.

Voor die betalingen bezorgt de dienst aan Stripe het e-mailadres van uw klant als hij het heeft opgegeven, het bedrag, een omschrijving van de reservering — uw zaaknaam, de datum, het uur en het aantal personen, de data van het verblijf, of de datum en het uur van de afspraak —, haar referentie en technische kenmerken, en de taal van de pagina. Uw klant geeft zijn betaalgegevens in op de pagina van Stripe, nooit bij ons. Bij het aanmaken van uw rekening bezorgen wij Stripe ook een contact-e-mailadres, het land en onze interne referentie van uw zaak. Stripe meldt ons de betalingen en terugbetalingen van uw rekening; die meldingen bevatten ook de naam van de houder, zijn land en de laatste cijfers van zijn kaart of rekening: de dienst houdt er enkel de uitkomst, het bedrag en de kenmerken van de betaling van bij, en negeert zonder iets te registreren de meldingen over een betaling die hij niet heeft gevraagd. Stripe verwerkt die gegevens voor uw rekening, op grond van uw eigen Stripe-overeenkomst: § 10.8 verduidelijkt zijn plaats.

5Prijzen

De geldende prijzen zijn die welke op de tarievenpagina worden weergegeven op de dag waarop het betalende abonnement begint (§ 3). Zij zijn exclusief btw, in euro.

5.1Prijswijziging

Wij kunnen onze prijzen laten evolueren. In dat geval:

1. wordt u schriftelijk, minstens twee maanden vóór de ingangsdatum verwittigd;
2. geldt de nieuwe tarievenlijst enkel voor de periodes na die datum;
3. kunt u tot de ingangsdatum kosteloos en zonder opzegtermijn opzeggen; het abonnement eindigt dan op de datum die u opgeeft, uiterlijk op die datum, en de nieuwe tarievenlijst wordt niet op u toegepast.

5.2De optie van de herinneringen per sms

De herinnering per sms is een optie van de modules Tafel en Afspraak, standaard uitgeschakeld. Een eigenaar van het boek activeert of schakelt ze uit in de instellingen van het boek, waar de prijs ernaast staat; elke activering, elke uitschakeling en elke wijziging van het plafond wordt genoteerd met de datum, de account die ze uitvoerde en de getoonde prijs, en bewaard tijdens de overeenkomst. Ze kan pas worden geactiveerd nadat het abonnement is afgesloten — tijdens de gratis proefperiode (§ 3) wordt geen sms verstuurd — en nooit tijdens een bijstandsinterventie van onze kant (een interventie in de zin van § 10.4).

• ze wordt gefactureerd per verstuurde sms — dat wil zeggen zodra onze aflevertussenpersoon ze aanvaardt, of ze nu al dan niet op de telefoon van de klant aankomt, wat de dienst niet opvolgt —, tegen de prijs op de tarievenpagina; een herinnering die vóór het versturen wordt geweerd, wordt niet gefactureerd;
• u legt in dezelfde instellingen een maandplafond van sms’en vast: daarboven vertrekt die maand geen sms meer — verlaagd in de loop van de maand, houdt het ook de sms’en tegen die op hun tijdstip wachtten —, gaat de herinnering per e-mail door, en wordt niets gefactureerd boven het plafond;
• de sms vertrekt naar de klant die een Belgisch of Frans gsm-nummer heeft opgegeven: vier uur vóór een tafelreservering die voordien werd gemaakt, de dag vóór een afspraak die meer dan vierentwintig uur vooraf werd gemaakt. De anderen krijgen enkel de herinnering per e-mail, als ze een adres hebben opgegeven;
• uitgeschakeld verstuurt de optie geen enkele sms meer, ook niet de sms’en die op hun uur wachtten.

6Facturatie en betaling

De facturen worden maandelijks na vervallen termijn uitgereikt, in de vorm van een gestructureerde elektronische factuur die via het Peppol-netwerk wordt verzonden, overeenkomstig de verplichting die sinds 1 januari 2026 geldt voor handelingen tussen in België gevestigde belastingplichtigen. U bezorgt ons daartoe de gegevens die nodig zijn voor uw identificatie op dat netwerk.

De betaling gebeurt binnen dertig dagen na de factuurdatum, per overschrijving op de rekening die erop vermeld staat. Eindigt de overeenkomst in de loop van een maand, om welke reden ook, dan wordt de laatste maand pro rata van de verstreken dagen gefactureerd.

De sms’en van de optie (§ 5.2) worden met het abonnement gefactureerd, na vervallen termijn, op basis van het overzicht van de verstreken kalendermaand, volgens de Brusselse tijd. Het aantal sms’en van de maand staat op de factuur en wordt ermee bewaard.

Bij laattijdige betaling, en na een ingebrekestelling die vijftien dagen zonder gevolg is gebleven, zijn van rechtswege de interesten verschuldigd tegen de rentevoet bepaald bij de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, alsook een forfaitaire invorderingsvergoeding van 40 euro. De dienst kan pas na die ingebrekestelling worden opgeschort, en nooit op een vrijdag, een zaterdag, noch op de vooravond van een Belgische wettelijke feestdag — wij zetten geen reserveringsboek uit op het ogenblik dat een service begint. Tijdens een opschorting is uw boek gesloten, en wordt u op eenvoudig schriftelijk verzoek en kosteloos een volledige kopie van uw gegevens bezorgd, in de vorm die § 12 beschrijft: het is de enige periode van de overeenkomst waarin u ze niet zelf exporteert.

7Duur en opzegging

De overeenkomst wordt gesloten voor onbepaalde duur. Er is geen minimumverbintenis en geen stilzwijgende verlenging van een vaste periode.

• U kunt op elk moment opzeggen, zonder opgave van reden en zonder vergoeding, vanuit uw ruimte of per eenvoudige e-mail. De opzegging gaat in op het einde van de lopende kalendermaand — of op het einde van uw proefperiode, als die eerder afloopt. Tot die datum blijven uw boek en de exports open, en blijft uw reserveringspagina reserveringen aannemen, behalve die welke, al is het maar gedeeltelijk, na het einde van de overeenkomst vallen; daarna wordt het boek gesloten en geldt § 12. De bedragen die al opeisbaar zijn voor de verstreken periodes blijven verschuldigd; er is geen enkele uitstapvergoeding verschuldigd.
• Wij kunnen opzeggen mits een schriftelijke opzegtermijn van drie maanden, behoudens opzegging wegens tekortkoming onder de hierna vermelde voorwaarden.
• Opzegging wegens tekortkoming: bij een ernstige tekortkoming die meer dan vijftien dagen na een schriftelijke ingebrekestelling voortduurt, kan elke partij van rechtswege opzeggen.

8Beschikbaarheid, onderhoud en back-ups

Wij streven naar een beschikbaarheid van 99,5 % per maand, gepland onderhoud niet meegerekend. Als onbeschikbaar geldt de periode waarin uw reserveringspagina’s niet antwoorden; zij wordt gemeten door onze externe sonde, waarvan het overzicht u op verzoek wordt meegedeeld.

Het geplande onderhoud wordt minstens 48 uur vooraf aangekondigd en, behoudens een dringende veiligheidsinterventie, uitgevoerd tussen 3 en 6 uur ’s ochtends.

Van de databases wordt bij normale werking om de vijftien minuten een back-up gemaakt; die back-ups zijn versleuteld en worden buiten de server gerepliceerd, binnen de Europese Unie. Het beoogde maximale venster van gegevensverlies bedraagt vijftien minuten. § 10.5 beschrijft de lokale, niet-versleutelde kopie die vóór elke update wordt gemaakt.

Zakt de maandelijkse beschikbaarheid onder 99,5 %, dan kunt u binnen dertig dagen een creditnota vragen die evenredig is met de duur van de onbeschikbaarheid, met een maximum van één maand abonnement.

9Aansprakelijkheid

Wij zijn gehouden tot een middelenverbintenis wat de werking van de dienst betreft.

Onze contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid, alle oorzaken samen en per periode van twaalf maanden, is beperkt tot het bedrag exclusief btw dat werkelijk werd gefactureerd in de twaalf maanden vóór het schadeverwekkende feit.

Dit plafond geldt niet in geval van bedrog, zware fout, aantasting van de fysieke integriteit, noch in de gevallen waarin de wet dat verbiedt.

De beperkingen en exoneraties waarin dit artikel voorziet, komen binnen dezelfde grenzen ook toe aan onze aangestelden, zaakvoerders en onderaannemers — beding opgenomen met het oog op Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek, in werking getreden op 1 januari 2025.

Vallen niet onder onze aansprakelijkheid:

• de gevolgen van een foutieve instelling van uw uren, uw capaciteit, uw eenheden of uw tarieven;
• de reserveringen die op een platform van derden zijn genomen en niet in uw planning zijn overgenomen;
• de onbeschikbaarheid van uw eigen site of van uw internettoegang;
• de storingen van netwerken en operatoren die noch wij, noch onze dienstverleners controleren — de mailbox van de ontvanger, filters, het mobiele netwerk;
• het gebruik dat u maakt van de gegevens van uw gasten, uw reizigers en uw klanten;
• de reserveringen die u kiest te aanvaarden of te weigeren.

10Gegevensbescherming — verwerkersovereenkomst

Deze paragraaf geldt als verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 AVG. Er is geen afzonderlijke bijlage te ondertekenen: u aanvaardt hem, samen met de pagina’s waarnaar hij uitdrukkelijk verwijst (§ 14, ‘Volledigheid’), tegelijk met de rest van deze voorwaarden.

Voor de gegevens van uw gasten, uw reizigers en uw klanten bent u de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Voor de gegevens van uw eigen account — aanmelding, facturatie, technische logs — zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke; de details staan in de wettelijke vermeldingen.

Legt u ons uw eigen verwerkersovereenkomst voor en ondertekenen wij die, dan is het die overeenkomst die van toepassing is, en zij heeft voorrang op deze paragraaf.

10.1Wat wij voor u verwerken

Uw verplichtingen en uw rechten. U bepaalt de doeleinden en de middelen van de verwerking. U informeert de betrokkenen op het ogenblik dat u hun gegevens verzamelt, u beschikt over een rechtsgrond, en u beantwoordt hun verzoeken — wij helpen u daarbij (§ 10.6). U kunt ons op elk moment schriftelijke instructies geven en de uitvoering ervan controleren (§ 10.9).

10.2Wij handelen enkel op uw instructie

Wij verwerken die gegevens uitsluitend op uw gedocumenteerde instructies, en nooit voor eigen doeleinden. Deze voorwaarden en de configuratie die u in de dienst kiest, gelden als gedocumenteerde instructies.

Noch wij, noch onze subverwerkers geven gegevens die wij voor u verwerken door buiten de Europese Economische Ruimte, op twee uitzonderingen na, hieronder beschreven: de facultatieve online betaling en de optie van de herinneringen per sms. Een derde uitzondering, die enkel onze eigen facturatiegegevens betreft en geen enkel gegeven van uw gasten, uw reizigers of uw klanten, wordt beschreven in de wettelijke vermeldingen (§ 2). Mocht dat veranderen, dan zouden wij u daarvan vooraf op de hoogte brengen en zouden wij daartoe enkel overgaan met een geldig doorgiftekader. De facultatieve online betaling vormt een uitzondering voor de gegevens die aan Stripe worden bezorgd, uw eigen dienstverlener, dat ze buiten de Unie kan verwerken onder de voorwaarden van § 10.8.

De optie van de herinneringen per sms (§ 5.2) vormt een uitzondering voor de gegevens van een sms alleen — het nummer van de klant en de tekst van de herinnering — en enkel als u ze activeert: onze dienstverlener Brevo laat ze afleveren door een van de routeringsoperatoren die hij als zijn subverwerkers vermeldt, gekozen volgens het land van het nummer. Voor een Belgisch of Frans gsm-nummer zijn dat iBasis (gevestigd in Liechtenstein, servers in Oostenrijk en Duitsland), Vonage (gevestigd in de Verenigde Staten, servers in de Unie) en Telnyx (gevestigd in Ierland, servers in de Unie en in de Verenigde Staten). Brevo omkadert de doorgiften die deze routering kan inhouden met de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie en aanvullende maatregelen (lijst van subverwerkers van Brevo, versie van 1 oktober 2025). Een sms vertrekt enkel naar een Belgisch of Frans gsm-nummer.

Zou een wettelijke verplichting ons een verwerking opleggen die u niet hebt gevraagd, dan zouden wij u daarvan vóór de uitvoering op de hoogte brengen, tenzij diezelfde wet ons dat verbiedt om een gewichtige reden van algemeen belang.

Lijkt een van uw instructies ons in strijd met de AVG of met een andere regel inzake gegevensbescherming, dan stellen wij u daarvan zonder vertraging in kennis, en uiterlijk binnen twee werkdagen.

10.3De bewaartermijn, die uw instructie is

U legt vanuit uw Instellingen de bewaartermijn van de inactieve klantenfiches vast; die wordt automatisch toegepast: na die termijn wordt de fiche geanonimiseerd — haar identificerende gegevens worden gewist, het record blijft bestaan (§ 10.6). U kunt hem op één tot honderdtwintig maanden brengen. Het komt u toe hem vast te leggen overeenkomstig het beginsel van opslagbeperking.

Maakt u geen keuze, dan bedraagt hij zesendertig maanden inactiviteit. Maakt u dat veld leeg, dan is de automatische anonimisering uitgeschakeld en worden de fiches bewaard tot een manuele anonimisering of tot het einde van de overeenkomst: dat is dan uw instructie, en u draagt de conformiteit ervan.

Voor de module Afspraak bedraagt de termijn vierentwintig maanden als u geen keuze maakt, en de automatische anonimisering kan niet worden uitgeschakeld: elke nacht wordt een fiche zonder afspraak sinds die termijn, recent noch toekomstig, geanonimiseerd. De gemeenschappelijke fiche van de passanten, die naam, contactgegevens noch notitie draagt, valt daar niet onder. De afspraak van een geanonimiseerde fiche blijft in het boek, zonder naam of contactgegevens; droeg ze een online betaald voorschot, dan behoudt de regel ervan het bedrag, de status en de data van de betaling, maar de Stripe-kenmerken en de reden van een geweigerde terugbetaling worden met de gegevens van de fiche gewist, behalve zolang een terugbetaling nog moet worden uitgevoerd. De betaling zelf blijft in uw Stripe-rekening, onder uw verantwoordelijkheid (§ 4.1).

10.4Vertrouwelijkheid, en wie aan onze kant toegang heeft tot uw gegevens

Enkel de personen aan onze kant die dat nodig hebben om de dienst te exploiteren en u bij te staan, hebben toegang tot uw gegevens. Zij zijn schriftelijk tot vertrouwelijkheid gehouden, en die verbintenis blijft gelden na het einde van hun functie.

Elke bijstandsinterventie in uw boek is voorbehouden aan uitdrukkelijk gemachtigde operatoren, vereist een schriftelijke reden die vóór de opening wordt geregistreerd, is beperkt tot twintig minuten, wordt in een logboek bijgehouden — ook wanneer een handeling wordt geweigerd — en laat niet toe uw wachtwoord of uw aanmeldadres te kennen of te wijzigen, noch al uw gegevens in één keer te downloaden — enkel de teruggave van § 12, op uw schriftelijk verzoek, haalt het geheel eruit.

De handelingen van § 12 — het bezorgen van een volledige kopie van uw gegevens, bij het einde van de overeenkomst of tijdens een opschorting (§ 6), het uitstellen van hun verwijdering, hun verwijdering vóór de termijn — worden aan onze kant enkel uitgevoerd op uw schriftelijk verzoek, door een gemachtigde operator, met een schriftelijke reden, en elk ervan wordt in datzelfde logboek bijgehouden; de vernietiging van ons exemplaar van een bezorgde kopie ook. Tijdens de overeenkomst zijn de exports de uwe (§ 11).

10.5Beveiliging

Wij treffen de technische en organisatorische maatregelen die artikel 32 AVG vereist. Wij kunnen ze doen evolueren, op voorwaarde dat het beschermingsniveau minstens gelijkwaardig blijft; op de dag van deze versie omvatten ze ten minste:

1. het verkeer tussen de personen die de dienst gebruiken en onze servers is versleuteld (TLS); de interne uitwisselingen tussen onze componenten en de databases verlaten het privénetwerk van de server niet, dat niet aan het internet is blootgesteld;
2. compartimentering per zaak: elke lezing en elke schrijving worden in de applicatie per zaak gefilterd, waarbij de identificator uit de sessie komt en nooit uit het opgevraagde adres; integriteitsbeperkingen in de database verhinderen daarnaast dat een record aan de verkeerde zaak wordt gekoppeld;
3. wachtwoorden worden nooit in leesbare vorm bewaard: enkel een scrypt-afdruk wordt geregistreerd, samen met een willekeurige salt die bij elke registratie wordt getrokken en dus voor elke gebruiker verschilt; de verificatie gebeurt door vergelijking in constante tijd;
4. de sessies verlopen automatisch — uiterlijk dertig dagen na de opening ervan, en na acht uur zonder activiteit; iedereen kan zijn sessie op elk moment beëindigen, en alle sessies van een account worden vernietigd bij het opnieuw instellen van het wachtwoord of bij het wissen van het account;
5. de back-ups zijn versleuteld met een sleutel waarvan het private deel niet blijvend op de server wordt bewaard, en worden bij normale werking om de vijftien minuten geplaatst bij een andere aanbieder dan de hostingpartij, binnen de Europese Unie; vóór elke update van de dienst wordt bovendien een niet-versleutelde kopie van de database op de server zelf bewaard, enkel leesbaar voor de beheerdersaccounts van deze server, om de toestand van vóór de update onmiddellijk te kunnen terugzetten, en uiterlijk dertig dagen later gewist;
6. geharde server: firewall, toegang met sleutel, niet-geprivilegieerde containers, geroteerde en geplafonneerde logs, die noch de inhoud van een verzoek, noch een header, noch een annuleringslink bevatten.

Er is een gedocumenteerde herstelprocedure van kracht, en wij beproeven die minstens één keer per kwartaal, op elk van de databases, vanuit een ontsleuteld archief buiten de server. § 8 beschrijft de beschikbaarheid van de dienst; het vervangt dit punt niet, dat over de gegevensbescherming gaat.

10.6Bijstand bij de rechten van de betrokkenen

Wij helpen u, door passende technische en organisatorische maatregelen, om gevolg te geven aan de verzoeken om inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid.

Concreet: gedurende de hele looptijd van de overeenkomst, behalve tijdens een opschorting (§ 6), exporteert u uw gegevens vanuit uw boek, en u anonimiseert een persoon rechtstreeks vanuit uw boek. De anonimisering wist de identificerende gegevens — naam, voornaam, telefoon, e-mailadres, adres van de prestatie, voertuig, vrije notities — zonder het record te verwijderen, ook in de verzendwachtrij van de berichten; de reservering, het verblijf of de afspraak blijft in geanonimiseerde vorm bestaan, wat de samenhang van uw boek en van uw statistieken vrijwaart. Zij voldoet dus aan een verzoek om wissing zodra zij is uitgevoerd — behalve zolang een lopende of toekomstige reservering van die persoon een online betaald voorschot draagt, of een betaling nog moet worden afgehandeld (§ 12): annuleer of sluit ze af, en voer de anonimisering dan opnieuw uit; de back-ups en de kopieën bedoeld in § 10.5, gemaakt vóór de anonimisering, bewaren die gegevens tot het einde van hun rotatie, die niet meer dan dertig dagen bedraagt — langer alleen als het verzenden van de back-ups buiten de server onderbroken is, tot het wordt hervat (§ 12).

Voor wat de dienst niet alleen doet, antwoorden wij u binnen een termijn van vijf werkdagen (§ 14). Een verzoek dat ons per vergissing zou bereiken, bezorgen wij u zonder er zelf op te antwoorden: het aanspreekpunt van de betrokkene, dat bent u.

10.7Gegevensinbreuken, effectbeoordelingen

Wij helpen u de artikelen 32 tot 36 AVG na te leven:

1. wij melden u elke inbreuk in verband met persoonsgegevens die uw verwerkingen betreft, zonder onredelijke vertraging nadat wij er kennis van hebben gekregen en in beginsel binnen achtenveertig uur, met de informatie waarover wij beschikken: aard van de inbreuk, categorieën en bij benadering het aantal betrokken personen en records, waarschijnlijke gevolgen, genomen maatregelen. U bent degene die de melding doet aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, in voorkomend geval, aan de betrokkenen;
2. wij bezorgen u op verzoek de elementen die nodig zijn voor een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (artikel 35) en voor een voorafgaande raadpleging van de autoriteit (artikel 36), binnen de grenzen van de informatie waarover wij beschikken;
3. wij houden het register van de categorieën van verwerkingsactiviteiten die voor uw rekening worden verricht (artikel 30.2) bij, en delen het u op verzoek mee.

10.8Subverwerkers

U verleent ons een algemene toestemming om een beroep te doen op subverwerkers. De actuele lijst, met hun rol en hun locatie, staat in de wettelijke vermeldingen; zij zijn allemaal in de Europese Unie gevestigd en verklaren ons uw gegevens daar enkel binnen de Unie te verwerken — behalve de routeringsoperatoren aan wie Brevo de sms’en van de herinneringsoptie toevertrouwt (§ 10.2) —, en wij brengen u van elke wijziging op de hoogte zoals hieronder bepaald.

Voor de optie van de herinneringen per sms doet Brevo een beroep op zijn eigen subverwerkers voor de routering — iBasis, Vonage en Telnyx voor een Belgisch of Frans gsm-nummer (§ 10.2); zij staan ook in de wettelijke vermeldingen.

Wij brengen u minstens dertig dagen vooraf op de hoogte van elke toevoeging of vervanging — voor de routeringsoperatoren aan wie Brevo de sms’en van de optie toevertrouwt (§ 10.2), die hij zelf kiest en wijzigt, zodra Brevo ons daarvan op de hoogte brengt. U kunt zich daartegen binnen die termijn verzetten om een legitieme en redelijke reden. Bij gebrek aan akkoord kunt u zonder vergoeding opzeggen met uitwerking op de datum van de wijziging, en is § 12 van toepassing.

Wij leggen elke subverwerker contractueel verplichtingen op die gelijkwaardig zijn aan die van deze paragraaf, en wij blijven tegenover u volledig aansprakelijk voor de uitvoering ervan.

Stripe is geen van onze subverwerkers. Als u de online betaling activeert (§ 4.1), verwerkt Stripe de betalingen van uw klanten voor uw rekening, op grond van de overeenkomst die u rechtstreeks met Stripe sluit, en treedt Stripe ook op als verwerkingsverantwoordelijke voor zijn eigen doeleinden, zoals fraudebestrijding. Wij bezorgen Stripe, op uw instructie, alleen wat § 4.1 beschrijft. De Stripe-groep kan die gegevens buiten de Europese Unie verwerken, met name in de Verenigde Staten, onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework) en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

10.9Bewijs van de naleving van deze paragraaf, en audits

Wij stellen u op schriftelijk verzoek de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van de verplichtingen van deze paragraaf aan te tonen.

U kunt een audit laten uitvoeren, door uzelf of door een auditor die u aanstelt en die geen concurrent van ons is: hoogstens één keer per jaar, mits een schriftelijke vooraankondiging van dertig dagen, eerst op stukken — vragenlijst, register, logboek van de beproefde herstellingen — en met een inspectie ter plaatse enkel wanneer de stukken niet volstaan. De audit vindt plaats op werkdagen, tijdens de kantooruren, zonder de dienst te verstoren, en onder voorwaarde van vertrouwelijkheid. De kosten zijn voor uw rekening, tenzij de audit een tekortkoming van onze kant aan het licht brengt. Een bijkomende audit is mogelijk na een gegevensinbreuk of op verzoek van een toezichthoudende autoriteit.

10.10Einde van de overeenkomst

Het lot van uw gegevens bij het einde van de overeenkomst wordt geregeld in § 12. Deze paragraaf blijft van toepassing zolang wij gegevens voor uw rekening onder ons houden.

11Overdraagbaarheid en verandering van aanbieder

Overeenkomstig verordening (EU) 2023/2854 (‘Data Act’), die sinds 12 september 2025 van toepassing is op gegevensverwerkingsdiensten:

• kunt u op elk moment van aanbieder veranderen of uw gegevens terughalen, zonder contractuele of technische belemmering;
• zijn uw reserveringen en uw klantenfiches op elk moment exporteerbaar tijdens de duur van de overeenkomst, in CSV-formaat, vanuit het boek, zonder tussenkomst van onze kant en zonder voorafgaand verzoek, in de omvang die § 1 beschrijft — behalve tijdens een opschorting (§ 6), wanneer de volledige kopie u op schriftelijk verzoek wordt bezorgd; de eigenaar van het boek downloadt er ook de volledige kopie van alle gegevens van de zaak, een JSON-bestand waarvan de rubrieken, de formaten en de uitsluitingen beschreven staan op de pagina het formaat van uw gegevens. Elke download van de volledige kopie of van een van die CSV-exports wordt genoteerd — wanneer, wat, vanuit welk account — en blijft twaalf maanden zichtbaar voor de beheerders van uw ruimte en voor ons team (wettelijke vermeldingen, § 4.2). Zodra de overeenkomst of de proefperiode is afgelopen, is het boek gesloten en gebeurt de teruggave op schriftelijk verzoek, onder de voorwaarden van § 12;
• staan wij u bij gedurende een overgangsperiode van maximaal dertig dagen, verlengbaar op uw verzoek binnen de grenzen van de verordening;
• worden er geen uitstap-, migratie- of teruggavekosten aangerekend.

12Lot van de gegevens bij het einde van de overeenkomst

Exporteer uw gegevens vóór u opzegt: de exports en de volledige kopie zijn beschikbaar vanuit uw boek, in zelfbediening, zolang uw abonnement of uw proefperiode loopt.

Bij het einde van de overeenkomst — een opzegging, een proefperiode die zonder abonnement afloopt, de sluiting van uw ruimte — wordt uw boek gesloten, en geeft u ons aan wat u wenst: dat wij u een volledige kopie van uw gegevens bezorgen, of dat wij ze verwijderen. Bij gebrek aan een aanwijzing van uw kant binnen dertig dagen verwijderen wij ze, automatisch. Tijdens die termijn wordt u op eenvoudig schriftelijk verzoek en kosteloos een kopie bezorgd: de volledige kopie die uw boek u bood, een gestructureerd bestand (JSON) met alle gegevens van uw zaak, uw logo inbegrepen, behalve de geheimen en de toegangsmiddelen, de technische verzendwachtrij van de berichten en de aanmeldaccounts van uw team, die in uw ruimte leven — de pagina het formaat van uw gegevens geeft de volledige lijst van die uitsluitingen, en zegt wat de kopie bewaart van de vroegere accounts van het boek (rubriek ‘personnel’, zonder wachtwoord). Daarna vernietigen wij het exemplaar dat wij hebben voorbereid om het u te bezorgen — uiterlijk zeven dagen na de verzending, en nooit na de verwijdering van uw gegevens; meldt u ons binnen die termijn dat u het niet hebt ontvangen, dan sturen wij het, zolang uw gegevens niet verwijderd zijn, opnieuw en begint de termijn opnieuw te lopen —, en noteren wij dat (§ 10.4). Op uw schriftelijk verzoek kan de verwijdering ook vroeger gebeuren, of met dertig dagen worden uitgesteld, zo vaak als u het vóór de vervaldag vraagt. Reserveringen die al genomen zijn voor een datum na het einde van de overeenkomst worden na dat einde niet meer aan uw klanten in herinnering gebracht en verdwijnen met uw gegevens: honoreer ze vóór de einddatum met uw eigen middelen of annuleer ze — een online betaald voorschot wordt uw klant dan terugbetaald (§ 4.1).

De verwijdering wacht tot een lopende online betaling is afgehandeld — een betaalpagina die nog openstaat, een terugbetaling die gevraagd en nog niet uitgevoerd is —: het spoor ervan wissen zou een bedrag doen vergeten dat aan een van uw klanten verschuldigd is. En heropent u een module na de verwijdering, dan is het een nieuw boek, op hetzelfde adres: de verwijderde geschiedenis komt niet terug.

De verwijdering is onomkeerbaar, en zij wordt voltooid met de rotatie van de back-ups: zij slaat op onze actieve systemen, en vervolgens op de back-ups — versleuteld buiten de server, of kopieën die vóór een update op de server worden bewaard — na afloop van hun rotatiecyclus, die niet meer dan dertig dagen bedraagt. Wordt het verzenden van de back-ups buiten de server onderbroken, dan worden de back-ups die zich daar al bevinden bewaard tot het verzenden wordt hervat, en daarna in hetzelfde ritme gewist. Opdat het terugzetten van een back-up verwijderde gegevens nooit zou terugbrengen, houden wij buiten de databanken een logboek van de verwijderingen bij: het bewaart enkel de technische identificatie van de verwijderde zaak of het gewiste account, het vakgebied en de datum, gedurende negentig dagen — en ten hoogste negentig dagen langer in de versleutelde kopieën van onze exploitatiebestanden, die in hetzelfde ritme roteren —, en het wordt na elke terugzetting opnieuw afgespeeld.

Daarbuiten bewaren wij enkel de gegevens van uw account en onze logboeken van de bijstand en van de downloads, gedurende de termijnen vermeld in de wettelijke vermeldingen (§ 4.2), het hierboven beschreven logboek van de verwijderingen, en onze eigen boekhoudkundige en contractuele documenten — abonnementsfacturen, bewijs van de aanvaarding van deze voorwaarden en van de kennisgevingen van hun wijzigingen. Die gegevens en documenten betreffen u als klant en bevatten geen enkel naamgebonden gegeven van uw gasten, uw reizigers of uw klanten met een afspraak; onze technische logboeken (wettelijke vermeldingen, § 4.2) bewaren ten hoogste twaalf maanden het IP-adres van elk verzoek, zonder rechtstreekse band met een reservering. De facturen worden bewaard zo lang als de Belgische boekhoud- en fiscale wetgeving oplegt; het bewijs van uw aanvaarding en van de kennisgevingen van wijziging (§ 13), gedurende de looptijd van de overeenkomst en tien jaar daarna.

13Wijziging van deze voorwaarden

Elke wijziging van deze voorwaarden krijgt een nieuw versienummer. Een wezenlijke wijziging — die een verplichting aan uw kant toevoegt, een van onze verbintenissen beperkt of een prijs wijzigt (§ 5.1) — wordt u schriftelijk, minstens twee maanden vóór de inwerkingtreding ervan ter kennis gebracht. U kunt dan tot die datum kosteloos en zonder opzegtermijn opzeggen; het abonnement eindigt op de datum die u opgeeft, uiterlijk op die datum, en de nieuwe voorwaarden worden niet op u toegepast. Bij gebrek aan opzegging gelden zij voor de latere periodes. Een wijziging die niet wezenlijk is, wordt u bij haar publicatie in uw ruimte gemeld en geldt voor de latere periodes; bij twijfel behandelen wij ze als wezenlijk.

De opeenvolgende versies worden bewaard en op verzoek meegedeeld.

14Diverse bepalingen

Overmacht

Geen enkele partij is aansprakelijk voor een tekortkoming die wordt veroorzaakt door een gebeurtenis buiten haar redelijke controle. Duurt de verhindering langer dan dertig dagen, dan kan elke partij opzeggen zonder vergoeding.

Beroep op dienstverleners, en overdracht

Wij kunnen de hosting en de aflevering van de berichten aan dienstverleners toevertrouwen; wij blijven daarvoor tegenover u verantwoordelijk, binnen de grenzen van § 9. Het beroep op subverwerkers in de zin van artikel 28 AVG wordt geregeld in § 10.8. De overeenkomst kan niet worden overgedragen zonder het schriftelijke akkoord van de andere partij, behalve bij overgang van vermogen onder algemene titel.

Commerciële referentie

Wij vermelden uw naam als referentie enkel met uw voorafgaand schriftelijk akkoord, dat op elk moment herroepbaar is.

Gedeeltelijke nietigheid

Wordt een beding nietig bevonden, met name met toepassing van de artikelen VI.91/4 of VI.91/5 van het Wetboek van economisch recht, dan wordt het voor niet geschreven gehouden en blijven de overige bedingen van toepassing.

Volledigheid

Deze voorwaarden en de geldende tarievenlijst vormen de volledige overeenkomst tussen de partijen, samen met, voor wat zij er uitdrukkelijk naar verwijzen, § 4.4 van de wettelijke vermeldingen — de lijst van subverwerkers — en de pagina het formaat van uw gegevens, in hun versie die geldt op de dag van uw aanvaarding; de lijst verandert volgens § 10.8; de pagina volgens haar eigen § 7: een toegevoegde rubriek of een toegevoegd veld wijzigt de overeenkomst niet, een schrapping of een betekenisverandering volgt § 13. Hebben de partijen een afzonderlijke verwerkersovereenkomst ondertekend, dan maakt die daarvan deel uit en heeft zij voorrang op § 10.

Woordenlijst

Uw organisatie is de onderneming die deze voorwaarden heeft aanvaard; uw ruimte is het account dat zij bij ons houdt, en haar beheerders zijn de leden van uw team die het beheren — modules, team, facturatie. Een zaak is een restaurant, een logies of een activiteit van dienstverlening op afspraak van uw organisatie; zij opent een of meer modules (Tafel, Verblijf, Afspraak), waarvan het boek het privé-instrument is; een of meer eigenaars staan ervoor in, en de andere leden krijgen er enkel toegang toe als hun een personeelstoegang wordt gegeven. De sluiting van uw ruimte maakt een einde aan al uw overeenkomsten: u vraagt ze ons schriftelijk; zonder lopend abonnement kan een beheerder die alleen is in zijn organisatie ze ook vanuit de ruimte doen, en zij wist dan zijn account. Een lopend abonnement wordt eerst opgezegd (§ 7).

Uren, dagen en termijnen

Tenzij anders vermeld, gelden de uren, de dagen en de maanden volgens de Brusselse tijd — die van uw zaak, in België zoals in Frankrijk —; ‘de dag vóór’ loopt tot 23.59 uur; een werkdag is een dag van maandag tot vrijdag die geen Belgische wettelijke feestdag is.

Schriftelijke verzoeken

Een schriftelijk verzoek — een opzegging (§ 7), een instructie (§ 10.2), de teruggave van een kopie, het uitstel of het vervroegen van een verwijdering (§ 12) — bereikt ons vanuit uw ruimte, of per e-mail van een beheerder van uw organisatie, verzonden vanaf het adres van zijn account. Wij bevestigen de ontvangst ervan; vóór een vervroegde verwijdering controleren wij de herkomst ervan bij u.

15Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

De overeenkomst wordt beheerst door het Belgische recht.

De partijen streven ernaar elk geschil in der minne te regelen. Bij gebrek aan akkoord binnen dertig dagen na een schriftelijke klacht zijn uitsluitend de hoven en rechtbanken bevoegd van het gerechtelijk arrondissement waarin de zetel of de vestigingseenheid van de uitgever — zoals vermeld bovenaan deze voorwaarden en in de wettelijke vermeldingen op de dag van uw aanvaarding — gelegen is.