Het huis
Wettelijke vermeldingen & privacy.
Gepubliceerd met toepassing van de artikelen III.74 en XII.6 van het Wetboek van economisch recht. De contractuele voorwaarden van het abonnement staan daarentegen in de algemene voorwaarden.
1Uitgever van de website en van de dienst
De website en de dienst Convivos worden uitgegeven door:
- Maatschappelijke benaming
- Jim Legrandhenri
- Rechtsvorm
- Entreprise individuelle (droit belge)
- Zetel of vestigingseenheid
- Rue Delhasse 14, 4900 Spa, Belgique
- Ondernemingsnummer (KBO)
- 1037.815.074
- Btw-nummer
- BE 1037.815.074
- Verantwoordelijke uitgever
- Jim Legrandhenri
- noah@jimos.be
2Hosting en locatie van de gegevens
De dienst en zijn databases worden gehost op een virtuele privéserver (VPS) gelegen in de Europese Unie, bij OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France — RCS Lille Métropole 424 761 419.
De versleutelde back-ups worden bewaard bij een aanbieder van objectopslag gevestigd in de Europese Unie. Noch wij, noch onze subverwerkers dragen gegevens over buiten de Europese Economische Ruimte, op drie uitzonderingen na, beschreven in § 4.4: de gegevens die een zaak aan Stripe doorgeeft voor de facultatieve online betaling door haar klanten; die van een sms van de herinneringsoptie, die Brevo laat afleveren door routeringsoperatoren van wie sommige buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn of er servers hebben, met name in de Verenigde Staten; en onze facturatiegegevens, die de technische ondersteuning van onze facturatiesoftware af en toe van buiten de Europese Economische Ruimte kan inzien.
3Wat de dienst doet
Convivos is reserveringssoftware die per abonnement wordt verkocht aan professionele zaken — restaurants, logies, en dienstverleners op afspraak. Zij omvat een publieke reserveringsmodule die in de site van de zaak is geïntegreerd, een privé reserveringsboek waarin de zaak haar service beheert, en het automatisch versturen van de bevestigingen en de herinneringen.
4Persoonsgegevens
4.1Twee onderscheiden rollen, niet te verwarren
De gegevens van de gasten, de reizigers en de klanten met een afspraak — naam, contactgegevens, reserveringen en afspraken, notities in het boek — worden verwerkt voor rekening van de zaak, die daarvan de verwerkingsverantwoordelijke is. Convivos treedt enkel op als verwerker in de zin van artikel 28 AVG. De verwerkersovereenkomst staat in § 10 van de algemene voorwaarden, die de uitgever verbindt met elke zaak die klant is.
De gegevens van de professionele klant — de aanmeldaccounts (het uwe en die van uw personeel: één account kan voor meerdere zaken dienen), facturatiegegevens, technische logs — worden door ons verwerkt in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke. Dat is wat het vervolg van deze afdeling beschrijft.
4.2Wat wij verwerken, waarom, en op welke grondslag
| Gegevens | Doeleinde | Rechtsgrond (art. 6 AVG) | Bewaring |
|---|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, taal, wachtwoord (gehasht) | Het account openen en bijhouden, authenticeren | Uitvoering van de overeenkomst voor de titularis; voor de personeelsleden, en tijdens het jaar na het einde van de laatste overeenkomst, gerechtvaardigd belang (de toegang verlenen die de zaak vraagt, een terugkeer mogelijk maken) | Zolang een overeenkomst loopt; één jaar na het einde van de laatste overeenkomst, zonder aanmelding sinds een jaar, wordt het account geanonimiseerd |
| Naam van de zaak, facturatiegegevens | Factureren, de boekhouding voeren | Wettelijke verplichting (boekhouding) | 7 jaar (boekhoudkundige termijn) voor de facturen; een facturatieadres dat dat van een persoon is, verdwijnt met de wissing van diens account |
| Logboek van de optie van de herinneringen per sms: elke activering, uitschakeling of wijziging van het plafond, de datum, de account die ze uitvoerde en de getoonde prijs | De bestelling van een betalende optie bewijzen en de factuur ervan verantwoorden | Gerechtvaardigd belang (het bewijs van een contractuele verbintenis) | Tijdens de overeenkomst; verwijderd met de gegevens van de zaak (§ 12 van de voorwaarden) — het aantal gefactureerde sms’en blijft op de factuur |
| Technische logs, IP-adres van de verbinding | Beveiliging, misbruikpreventie, diagnose | Gerechtvaardigd belang | Ten hoogste 12 maanden |
| E-mailadressen van verzending en afleveringsstatus | De berichten van de dienst afleveren | Uitvoering van de overeenkomst | 12 maanden, behalve de kennisgevingen van wijziging van de voorwaarden (hieronder) |
| Datum en versie van de aanvaarding van de voorwaarden, en de organisatie waarvoor zij wordt gegeven | De aanvaarding van de voorwaarden bewijzen | Gerechtvaardigd belang: het sluiten van de overeenkomst en de aanvaarde versie bewijzen (art. 6.1.f AVG) | Duur van de overeenkomst + 10 jaar |
| IP-adres van de aanvaarding van de voorwaarden | De aanvaarding aan een verbinding koppelen | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) | Tot de wissing van het account |
| Kennisgevingen van wijziging van de voorwaarden: versie, verzenddatum, betrokken organisaties en adres van de geadresseerde | De schriftelijke kennisgeving bewijzen (§ 13 van de voorwaarden) | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) | Duur van de overeenkomst + 10 jaar; het adres van de geadresseerde, tot de wissing van het account |
| Technische identificatie van een zaak waarvan de gegevens verwijderd zijn, of van een geanonimiseerd account; vakgebied en datum | Een verwijdering of een anonimisering definitief maken: ze opnieuw afspelen na elke terugzetting van een back-up (§ 12 van de voorwaarden) | Gerechtvaardigd belang: een gevraagde of verschuldigde wissing waarborgen (art. 6.1.f AVG) | 90 dagen (ten hoogste 180 in de versleutelde kopieën buiten de server) |
| Logboek van de bijstand: de operator, de betrokken zaak en het betrokken account, de handeling en wat ze heeft gewijzigd, de schriftelijke reden ervan, het IP-adres van de operator en de datum van elk van onze interventies — ook een geweigerde handeling | Elk van onze interventies in de ruimte van een klant controleerbaar maken (§ 10.4 van de voorwaarden); de kopie van uw gegevens die wij u bezorgen, en de vernietiging van ons exemplaar, worden aan de beheerders van uw ruimte getoond, op het scherm ‘Équipe’ — zonder de operator, de reden of het IP-adres | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) | 12 maanden |
| Logboek van de downloads: de datum, de zaak, de activiteit, het gedownloade bestand (de volledige kopie of een CSV-export van het boek) en het account van waaruit dat gebeurde — nooit de inhoud van het bestand; het IP-adres wordt er niet in geschreven, maar het verzoek staat, zoals elk ander, in de technische logboeken (hierboven) | De beheerders van de ruimte van de klant, op zijn scherm ‘Équipe’, en ons laten weten wanneer de gegevens van een zaak het boek hebben verlaten (§ 11 van de voorwaarden) | Gerechtvaardigd belang: dat van de klant, weten wie zijn gegevens heeft meegenomen, en het onze, verantwoording kunnen afleggen voor het vertrek van gegevens die wij hosten (art. 6.1.f AVG) | 12 maanden, ook na de verwijdering van de gegevens van het boek; een gewist account wordt er enkel nog met een technische identificatiecode aangeduid |
| Abonnementsaanvraag: de gevraagde vakgebieden en het gevraagde facturatieritme, de vrije notitie, de datum, het account dat ze indient | De aanvraag beantwoorden; zolang ze op antwoord wacht, wordt de proefperiode niet gesloten | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG); na het antwoord, gerechtvaardigd belang: bijhouden wat werd gevraagd (art. 6.1.f AVG) | Tot het antwoord, daarna 12 maanden |
| Prospectie: de naam en de professionele contactgegevens van een zaak (haar e-mailadres, haar telefoonnummer, haar website), die zij publiceert op haar website of haar Google-fiche, en de naam van haar zaakvoerder als die erop staat; de datum van onze berichten en haar antwoord | Onze diensten voorstellen aan zaken die er gebruik van kunnen maken, met een met de hand geschreven e-mail of een bezoek | Gerechtvaardigd belang: onze diensten bekendmaken bij professionals, over hun vak (art. 6.1.f AVG) | 12 maanden zonder gevolg, daarna verwijderd; het adres van wie vraagt niet meer gecontacteerd te worden, wordt bewaard om dat verzoek na te leven, zolang wij prospecteren |
4.3Wat wij niet doen
Wij verkopen geen enkel gegeven. Voor onze eigen verwerkingen (§ 4.2) doen wij geen profilering en nemen wij geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen; het opvolgen van afwezigheden dat een zaak voor haar gasten of klanten activeert, is haar verwerking, beschreven in haar privacybeleid. De publieke website plaatst geen enkele cookie voor publieksmeting of reclame: de enige geplaatste cookies zijn strikt noodzakelijk voor de werking — uw taalkeuze, die enkel wordt geplaatst als u van taal verandert; een inschrijvingsidentificatie, die enkel wordt geplaatst als u het inschrijvingsformulier verzendt en die wordt gewist zodra uw adres bevestigd is — ze bevat niets meer dan een willekeurig getal, noch uw adres noch uw naam; en een sessie, die enkel wordt geplaatst als u zich aanmeldt. Zij vereisen dus geen voorafgaande toestemming, en daarom legt deze site u geen enkele banner op.
4.4Subverwerkers
| Subverwerker | Rol | Locatie |
|---|---|---|
| OVH SAS | Hosting van de server en van de databases | Frankrijk (EU) |
| Scaleway SAS | Opslag van de versleutelde back-ups, buiten de server | Frankrijk (EU) — regio Parijs |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Aflevering van de transactionele berichten — e-mails, en sms’en van de herinneringsoptie | Frankrijk (EU) |
Voor de sms’en van de herinneringsoptie doet Brevo een beroep op zijn eigen subverwerkers voor de routering, gekozen volgens het land van het nummer. Voor een Belgisch of Frans gsm-nummer: iBasis (Liechtenstein; servers in Oostenrijk en Duitsland), Vonage (Verenigde Staten; servers in de Unie) en Telnyx (Ierland; servers in de Unie en in de Verenigde Staten). De doorgiften die deze routering kan inhouden, worden omkaderd door de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie en aanvullende maatregelen (lijst van subverwerkers van Brevo, versie van 1 oktober 2025).
De abonnementen van Convivos worden manueel gefactureerd en geïnd, zonder betaaldienstverlener. Wanneer een zaak de online betaling door haar klanten activeert, betalen die het voorschot op de beveiligde pagina van Stripe, dat die betaling verwerkt voor rekening van de zaak — en niet voor de onze —, op grond van de overeenkomst die hen verbindt, en dat ook optreedt als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, met name tegen fraude: Stripe staat daarom niet in de lijst hierboven. Wij bezorgen Stripe het e-mailadres van de klant, het bedrag, een omschrijving, de referentie en technische kenmerken van de reservering of de afspraak, en de taal van de pagina; bij het openen van de Stripe-rekening van een zaak, een contact-e-mailadres, haar land en onze interne referentie. De betaalgegevens worden bij Stripe ingegeven, nooit bij ons. De Stripe-groep kan die gegevens buiten de Europese Unie verwerken, onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie; zijn privacybeleid staat op stripe.com/privacy.
Onze abonnementsfacturen worden uitgegeven vanuit onze facturatie- en boekhoudsoftware, Accountable SA (België). Accountable ontvangt daarvoor de facturatiegegevens van uw organisatie (§ 4.2), en geen enkel gegeven van uw gasten, uw reizigers of uw klanten met een afspraak: het staat dus niet in de lijst hierboven. Volgens zijn privacybeleid host Accountable zijn gegevens bij Amazon Web Services, in de Europese Unie (Frankfurt); technische ondersteuning of onderhoud op afstand kan af en toe plaatsvinden van buiten de Europese Economische Ruimte, onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914).
Wij gebruiken daarnaast twee diensten voor technische bewaking: healthchecks.io, dat uitsluitend een signaal van de goede werking van onze automatische taken ontvangt, en UptimeRobot, dat onze diensten van buitenaf bevraagt — het is de sonde van § 8 van de voorwaarden. Geen enkel gegeven van uw gasten, uw reizigers of uw klanten met een afspraak wordt hun doorgegeven: het zijn geen subverwerkers.
Elke wijziging van deze lijst wordt minstens dertig dagen vooraf aan de professionele klanten meegedeeld — voor de routeringsoperatoren van Brevo, zodra Brevo ons daarvan op de hoogte brengt —, met het recht van bezwaar waarin § 10.8 van de algemene voorwaarden voorziet.
4.5Uw rechten
U beschikt over een recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid. U kunt die op elk moment uitoefenen door te schrijven naar het adres vermeld in § 1. Wij antwoorden binnen een termijn van één maand.
De rubriek ‘Account’ maakt het bovendien mogelijk om het account te wissen zonder langs ons te passeren, en het boek maakt het zijn eigenaar mogelijk om de reserveringen en de klantenfiches in CSV-formaat te exporteren en de volledige kopie van de gegevens van de zaak te downloaden (het formaat van uw gegevens), op elk moment tijdens de looptijd van de overeenkomst, behalve tijdens een opschorting (§ 6 van de voorwaarden).
U kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — autoriteprotectiondonnees.be.
5Intellectuele eigendom
De software, haar code, haar interfaces, haar teksten en haar visuele identiteit zijn beschermd en blijven de exclusieve eigendom van de uitgever. Het abonnement verleent een persoonlijk en niet-exclusief gebruiksrecht, voor de duur van de overeenkomst — enkel overdraagbaar onder de voorwaarden van § 14 van de algemene voorwaarden — en niets meer.
De door de klant ingevoerde gegevens en die van zijn gasten behoren hem toe: wij verwerven daarop geen enkel recht. De naam, de kleuren en het logo van de zaak die in de reserveringsmodule worden weergegeven, blijven eigendom van de zaak, die ons toestaat ze weer te geven uitsluitend voor de behoeften van de dienst.
6Aansprakelijkheid
De uitgever wendt de redelijke middelen aan om de juistheid te verzekeren van de informatie die op deze website wordt gepubliceerd. De verbintenissen met betrekking tot de dienst — beschikbaarheid, back-ups, beveiliging — worden bepaald door de algemene voorwaarden, die voorrang hebben op deze pagina voor alles wat het abonnement betreft.
7Toepasselijk recht
Deze vermeldingen worden beheerst door het Belgische recht.